Vad gör man hos FPA? Denna fråga dyker dagligen upp i socialarbetare Thor Kottelins arbete.
Thor arbetar på Helsingfors stads ungdomstjänster och vuxensocialarbete. Hans klienter är cirka 30–70-åriga Helsingforsbor, som behöver stöd till exempel med att hantera sin ekonomi eller utmaningar kring boendet.
”Klienterna vet inte alltid vilka förmåner de har rätt till eller var de ska ansökas. Ibland kan de även behöva kompletterande eller förebyggande utkomststöd för plötsliga ekonomiska svårigheter som ansöks av välfärdsområdet”, säger han.
Då undrar socialarbetaren: har klienten ansökt om grundläggande utkomststöd från FPA eller har hen redan fått ett beslut? Ibland behöver man även information om vilka andra förmåner klienten får och när de betalas ut följande gång.
Dessa uppgifter får Thor vanligtvis utan problem från Kelmu, FPA:s e-tjänst för förfrågan om förmåner. Ibland kan man ringa FPA:s myndighetsnummer tillsammans med klienten. Dit ringer Thor också när klienten behöver brådskande utkomststöd och det råder osäkerhet kring det grundläggande utkomststödet.
Vid behov kan Thor be att en anställd vid FPA, som under vardagarna arbetar tillsammans med socialväsendet i samma byggnad i Fiskehamnen i Helsingfors, deltar i mötet med klienten. Modellen har använts redan under flera års tid, och den underlättar informationsutbytet mellan aktörerna.
”Hjälpen vi får från FPA:s anställda är verkligen värdefull. Ofta kontaktar människor socialväsendet för att deras förmånsärenden har kört ihop sig eller för att de inte vet att förmånerna ska ansökas från FPA och inte från socialväsendet.”
När myndigheterna kan behandla och dela information som berör klienten effektivt och datasäkert, kan klienten betjänas på ett smidigt och genomgripande sätt. Klientens liv underlättas av att hen inte själv behöver förmedla informationen mellan olika aktörer.
Detta är emellertid inte alltid utan problem.
Lagstiftningen måste förtydligas för att säkerställa informationens rörlighet
Att förbättra informationsutbytet mellan myndigheter var ett av målen i regeringsprogrammet för Marins regering. Ett av de huvudsakliga målen i reformen av lagen om utkomststöd som trädde i kraft i början av 2023 är också att förbättra informationsutbytet mellan FPA och välfärdsområdena, så att förmåner, tjänster och uträttande av ärenden kan samordnas bättre särskilt för de, som behöver dem mest.
FPA har mycket sådan information som även andra myndigheter behöver som stöd för sitt arbete. Informationens rörlighet gynnar klienten, eftersom hen då inte behöver upprepa samma saker till olika aktörer. Uppgifter om privata klienters förmåner är emellertid sekretessbelagda, och FPA kan överlåta dem till myndigheter enbart med klientens samtycke eller på grundval av en lagstadgad skyldighet.
”Vi vill dela information i enlighet med klientens bästa intresse, eftersom det är till fördel för alla, även för oss”, säger utvecklingschef Tomi Ståhl vid planeringsenheten för förmåner och tjänster på FPA.
”Om man inte kan förmedla tillräcklig information, drar besluten ut på tiden och risken för felaktiga beslut ökar”, berättar Tomi.
”FPA:s önskan är att lagstiftningen skulle förtydligas för att säkerställa informationens rörlighet. Önskemålet är att utvidga både behörigheterna och information som får delas, eftersom det är enda sättet att underlätta situationen för klienterna och göra samarbetet med klienterna smidigare och säkerställa att besluten är riktiga”, säger Tomi.
Till exempel är rätten till information inte tydligt definierad i lagen när det gäller socialarbetarna inom hälso- och sjukvården i välfärdsområdena. Situationen tolkas nu enligt vilken enhet inom välfärdsområdet socialarbetaren arbetar i.
Helsingfors är den enda kommunen som själv ansvarar för att ordna social- och hälsovård och räddningsväsendet.
Helsingfors utgör ett eget välfärdsområde.
Helsingfors folkmängd beräknas överstiga 700 000 invånare år 2028.
Socialarbetarna inom hälso- och sjukvården i en svår situation
Enligt lagen har en myndighet inom socialväsendet rätt att få information från FPA, om hen sköter en lagstadgad uppgift och FPA:s förmånsuppgifter som påverkar klientskapet är nödvändiga för uppgiften. Som exempel berättar Thor att det sällan förekommer problem i tillgången till information i hans dagliga arbete.
Däremot har socialarbetarna inom välfärdsområdets hälso- och sjukvård inte automatiskt samma rättighet. En socialarbetare kan behöva förmånsuppgifter från FPA när hen till exempel hjälper klienter i långvarig sjukhusvård med förmånsärenden eller frågor kring utskrivning från sjukhuset.
”Även om klientens behov skulle vara samma som tidigare, har socialarbetaren av administrativa skäl inte längre tillgång till klientens uppgifter.”
Om socialarbetaren är en yrkesutbildad person inom socialvården har hen rätt till dessa uppgifter. Efter övergången till välfärdsområden har emellertid socialarbetarna inom hälso- och sjukvården i vissa välfärdsområden emellertid övergått till anställda inom hälso- och sjukvården och dess system.
”Även om klientens behov skulle vara samma som tidigare, är klientskapet enligt lagen inte längre en klientrelation inom socialvården. På så sätt har socialvårdarna inom hälso- och sjukvården inte längre rätt till klientens uppgifter”, berättar Tomi.
I sådana situationer kan klienten emellertid själv ge FPA sitt samtycke om att uppgifterna överlåts.
Ny samtyckesblankett underlättar informationsutbytet i multiprofessionellt samarbete
I multiprofessionellt samarbete är det viktigt att klientens uppgifter kan utbytas smidigt. Ett sätt att underlätta informationsdelningen och -utbytet mellan olika myndigheter är att be om klientens samtycke. Även om myndigheten inte skulle ha lagstadgad rätt till information om klienten, kan de delas om klienten själv ger tillstånd till detta.
För detta ändamål har man utvecklat en ny samtyckesblankett, som är avsedd för till exempel social-, hälso- och sysselsättningstjänsternas och FPA:s anställda. Den togs i bruk i mars 2023.
Blanketten användes redan för informationsutbyte i projekt i Marins regerings program för arbetsförmåga, som FPA medverkade i.
”Då grundade man multiprofessionella team för stöd av arbetsförmågan, där alla parter inte hade lagstadgad rätt till information”, berättar rehabiliteringshandläggare Hanna-Mari Raittinen från FPA:s Mellersta försäkringsdistrikt som deltog i projekten.
Om klienten blir tvungen att förmedla information mellan olika myndigheter, kan informationen förändras eller glömmas bort längs vägen. Då ökar risken för felaktiga beslut, vilket är ett problem för klienten och orsakar samtidigt extra arbete för FPA och parten som överlåter informationen.
”Om informationsutbytet mellan FPA och olika samarbetspartner däremot är smidigt, kan man bilda en gemensam helhetsbild över klientens situation”, säger Hanna-Mari.
”På så sätt riktas åtgärderna som erbjudits till klienten genomgående i samma riktning, utan att klienten ensam ska behöva fundera varför man på ena sidan talar om pension och på andra sidan om rehabilitering och återgång till arbetslivet”, säger Hanna-Mari.
Därför konstaterade man i projekten i programmet för arbetsförmåga att det behövs en samtyckesblankett för ömsesidigt informationsutbyte. Tidigare hade man använt flera olika blanketter för olika ändamål, men den nya samtyckesblanketten förtydligar och underlättar givandet av samtycke.
Det är viktigt att vara noggrann när man ber om samtycke. Det är bra att först bedöma hur nödvändigt det är, och ofta behöver klienten hjälp med att fylla i samtyckesblanketten. Klienten får själv välja mellan vilka myndigheter och vilka uppgifter utbytet gäller. Det är bra att fastställa en tidsfrist för samtycket och det kan även återkallas senare.
”Den myndighet som tar emot samtycket är skyldig att förmedla information om samtycket till de aktörer som klienten har angett”, påminner Hanna-Mari.
Om FPA medverkar i samarbetet, kan klientens samtycke skickas till FPA med skyddad e-post. Klienten kan också skicka sitt samtycke i MittFPA.
Elektroniskt informationsutbyte utvecklas också
Idén med e-tjänsten Kelmu för förfrågan om förmåner var ursprungligen att förmedla information vidare från FPA, men detta kommer så småningom att förändras.
Hösten 2022 tog man i bruk en ny funktion i tjänsten med vilken en socialarbetare kan skicka in en ansökan om grundläggande utkomststöd, bilagor och nödvändiga utredningar till FPA för klientens del. Funktionen är ett svar på fackmännens önskemål, och i år har den vidareutvecklats.
I Kelmu håller man som bäst på att utveckla följande nya funktion, med vilken FPA kan begära information från socialväsendet. Förmånshandläggning kräver nämligen ofta uppgifter om klientens situation, och enligt lagen kan socialväsendet ge utlåtanden med klientens samtycke. Till exempel när FPA överväger att sänka det grundläggande utkomststödets grunddel kräver detta socialväsendets utlåtande. Hittills har FPA:s anställda begärt uppgifter genom att till exempel ringa socialväsendet.
Begäran om utlåtanden landar sällan på Thors skrivbord.
”Socialvården besluter om man ger ett utlåtande. Ofta är klienten själv den som bäst kan berätta om sin egen situation, men vid behov kan vi presentera eller bekräfta information kring frågor om det grundläggande utkomststödet för klientens del”, berättar Thor.
Den nya funktionen möjliggör att FPA:s anställda kan skicka en begäran om utlåtande elektroniskt till en socialarbetare, och socialarbetaren kan svara på den i Kelmu. Idéen med den nya funktionen är att göra informationsutbytet smidigare åt båda hållen. Syftet är att pröva den ännu under innevarande år tillsammans med välfärdsområdet.
För artikeln intervjuades även huvudproduktägare för nationellt informationsutbyte Jessica Herold från FPA:s Informationstjänster.
Stöd av välfärden – Artikelserien följer välfärdsområdena när de inleder sin verksamhet runtom i Finland.
Text Anne Ventelä
Bilder, video och redigering Miika Kainu
