Mitä Kelan puolella tapahtuu? Tämä kysymys nousee sosiaalityöntekijä Thor Kottelinin työssä esiin päivittäin.
Thor työskentelee Helsingin kaupungilla nuorten palveluissa ja aikuissosiaalityössä. Hänen asiakkaansa ovat noin 30–70-vuotiaita helsinkiläisiä, jotka tarvitsevat tukea esimerkiksi taloudenhallinnan tai asumisen haasteisiin.
”Aina asiakkaat eivät tiedä, mihin etuuksiin heillä voisi olla oikeus tai miltä taholta niitä haettaisiin. Joskus he voivat myös tarvita yllättäviin talousvaikeuksiin täydentävää tai ehkäisevää toimeentulotukea, jota haetaan hyvinvointialueelta”, hän sanoo.
Tällöin sosiaalityöntekijällä herää kysymyksiä: onko asiakas hakenut Kelasta perustoimeentulotukea tai onko hän jo saanut päätöksen? Joskus tarvitaan tietoa siitäkin, mitä muita etuuksia asiakas saa ja milloin niitä seuraavan kerran maksetaan.
Nämä tiedot Thor saa yleensä ongelmitta Kelan etuustietopalvelu Kelmusta. Joskus asiakkaan kanssa voidaan soittaa Kelan viranomaisnumeroon, jonne Thor myös soittaa silloin, jos asiakas tarvitsee kiireellistä toimeentulotukea ja perustoimeentulotuessa on epäselvyyksiä.
Tarvittaessa Thor voi myös pyytää asiakastapaamiseen mukaan Kelan työntekijän, joka työskentelee arkipäivisin sosiaalitoimen kanssa samassa rakennuksessa Helsingin Kalasatamassa. Malli on ollut käytössä jo usean vuoden ajan, ja se helpottaa tiedonvaihtoa toimijoiden kesken.
”Kelan työntekijän apu on tosi arvokasta. Usein ihmiset ottavat sosiaalitoimeen yhteyttä siksi, että etuusasiointi on solmussa tai ollaan tietämättömiä siitä, että etuudet haetaan Kelasta eikä sosiaalitoimesta.”
Kun viranomaiset pystyvät käsittelemään ja jakamaan asiakasta koskevia tietoja tehokkaasti ja tietoturvallisesti, voidaan asiakasta palvella jouhevasti ja kokonaisvaltaisesti. Kun asiakkaan ei itse tarvitse kuljettaa tietoja eri toimijoiden välillä, hänen elämänsä helpottuu.
Aina tämä ei kuitenkaan ole mutkatonta.
Lainsäädäntöä selkeytettävä tiedon liikkuvuuden turvaamiseksi
Viranomaisten välisen tiedonkulun parantaminen oli yksi Marinin hallituksen hallitusohjelman tavoitteista. Myös vuoden 2023 alussa voimaan tulleen toimeentulotukilain uudistuksen yhtenä päätavoitteena on parantaa Kelan ja hyvinvointialueiden välistä tiedonkulkua, jotta etuudet, palvelut ja asiointi voidaan sovittaa yhteen paremmin erityisesti heille, jotka tarvitsevat niitä eniten.
Kelalla on paljon sellaista tietoa, jota muutkin viranomaiset tarvitsevat työnsä tueksi. Tiedon liikkuvuus on asiakkaan etu, sillä silloin hänen ei tarvitse toistaa samoja asioita eri tahoille. Kuitenkin tiedot henkilöasiakkaiden etuuksista ovat salassa pidettäviä, ja Kela voi luovuttaa niitä viranomaisille vain asiakkaan suostumuksella tai laissa säädetyn velvollisuuden perusteella.
”Haluamme jakaa tietoa asiakkaan edun mukaisesti, sillä siitä on hyötyä kaikille, myös meille”, sanoo kehittämispäällikkö Tomi Ståhl Kelan etuuksien ja palveluiden suunnitteluyksiköstä.
”Jos riittäviä tietoja ei voida välittää, päätökset viivästyvät ja riski vääriin päätöksiin kasvaa”, Tomi kertoo.
”Kelan toiveena on, että lainsäädäntöä selkeytettäisiin tiedon liikkuvuuden turvaamiseksi. Toiveena on laajentaa sekä käyttöoikeuksia että jaettavaa tietoa, sillä vain näin voidaan helpottaa asiakkaan asiointia ja sujuvaa asiakasyhteistyötä ja varmistaa, että päätökset ovat oikeellisia”, Tomi sanoo.
Esimerkiksi hyvinvointialueiden terveyssosiaalityöntekijöiden oikeutta saada tietoja ei lainsäädännössä ole määritelty selkeästi. Tilannetta tulkitaan nyt sen mukaan, missä hyvinvointialueen yksikössä terveyssosiaalityöntekijä on töissä.
Helsinki vastaa ainoana kuntana sosiaali- ja terveydenhuollon ja pelastustoimen järjestämisestä itse.
Helsinki muodostaa oman hyvinvointialueensa.
On arvioitu, että Helsingin väkiluku ylittää 700 000 asukasta vuonna 2028.
Terveyssosiaalityöntekijöillä hankala tilanne
Lain mukaan sosiaalihuollon viranomainen on oikeus saada Kelasta tietoja, jos hän hoitaa lakisääteistä tehtävää ja asiakkuuteen vaikuttavat Kelan etuustiedot ovat tehtävän kannalta välttämättömiä. Esimerkiksi Thor kertoo, että hänen päivittäisessä työssään tiedonsaannissa on harvoin ongelmia.
Sen sijaan hyvinvointialueiden terveyssosiaalityöntekijöillä ei automaattisesti ole samaa oikeutta. Terveyssosiaalityöntekijä voi tarvita Kelan etuustietoja silloin, kun hän auttaa esimerkiksi pitkäaikaisessa sairaalahoidossa olevien asiakkaiden etuusasioissa tai sairaalasta kotiutumiseen liittyvissä asioissa.
”Vaikka asiakkaan tarpeet olisivat samat kuin ennen, ei terveyssosiaalityöntekijällä enää hallinnollisista syistä ole oikeutta asiakkaan tietoihin.”
Jos terveyssosiaalityöntekijä on sosiaalihuollon ammattihenkilö, hänellä on näihin tietoihin oikeus. Kuitenkin hyvinvointialueille siirtymisen jälkeen joillain hyvinvointialueilla terveyssosiaalityöntekijät ovat siirtyneet terveydenhuollon työntekijöiksi ja sen järjestelmiin.
”Vaikka asiakkaan tarpeet olisivat samat kuin ennen, eivät asiakkuudet enää lain mukaan ole sosiaalihuollon asiakassuhteita. Näin terveyssosiaalityöntekijällä ei enää ole oikeutta asiakkaan tietoihin”, Tomi kertoo.
Näissä tilanteissa asiakas voi kuitenkin itse antaa Kelalle suostumuksen tietojensa luovuttamiseen.
Uusi suostumuslomake helpottaa tiedonvaihtoa monialaisessa yhteistyössä
Monialaisessa yhteistyössä on tärkeää, että asiakkaan tietoja voidaan vaihtaa sujuvasti. Yksi keino helpottaa tiedonjakamista ja vaihtamista eri viranomaisten kesken on pyytää siihen asiakkaalta suostumus. Vaikka viranomaisella ei olisi lakisääteistä tiedonsaantioikeutta asiakasta koskeviin tietoihin, voidaan niitä jakaa, jos asiakas itse antaa tähän luvan.
Näihin tilanteisiin on kehitetty uusi suostumuslomake, joka on tarkoitettu esimerkiksi sosiaali-, terveys- ja työllisyyspalveluiden ja Kelan työntekijöille. Se otettiin käyttöön maaliskuussa 2023.
Lomaketta pilotoitiin tiedonvaihtoon jo Marinin hallituksen työkykyohjelman hankkeissa, joissa Kela oli mukana.
”Tuolloin perustettiin moniammatillisia työkyvyn tuen tiimejä, joissa kaikilla osapuolilla ei ollut lakisääteisiä tiedonsaantioikeuksia”, kertoo hankkeissa työskennellyt kuntoutuskäsittelijä Hanna-Mari Raittinen Kelan Keskisestä vakuutuspiiristä.
Jos asiakas joutuu kuljettamaan tietoa viranomaisten välillä, tieto voi muuttua tai unohtua matkan varrella. Tällöin riski vääriin päätöksiin kasvaa, mikä on ongelma asiakkaalle ja aiheuttaa samalla ylimääräistä työtä Kelalle ja tietoa luovuttavalle osapuolelle.
”Jos taas Kelan ja kumppaneiden välinen tiedonvaihto on sujuvaa, voidaan asiakkaan tilanteesta muodostaa jaettu kokonaiskuva”, Hanna-Mari sanoo.
”Näin asiakkaalle tarjotut toimenpiteet kohdistuvat yhtenäisesti samaan suuntaan, eikä asiakkaan tarvitse yksin ihmetellä, miksi yhtäällä puhutaan eläkkeestä ja toisaalla kuntoutuksesta ja työelämään paluusta”, Hanna-Mari sanoo.
Tämän vuoksi työkykyohjelman hankkeissa todettiin, että keskinäiseen tiedonvaihtoon tarvitaan suostumuslomake. Aikaisemmin oli ollut käytössä useita eri lomakkeita eri käyttötarkoituksille, mutta uusi suostumuslomake selkeyttää ja helpottaa suostumuksen antamista.
Suostumuksen pyytämisessä on hyvä olla tarkkana. Sen tarpeellisuus on hyvä ensin arvioida, ja usein asiakas tarvitsee apua suostumuslomakkeen täyttämisessä. Asiakas saa itse valita, minkä viranomaisten välillä ja mitä tietoja vaihdetaan. Suostumukselle on hyvä asettaa aikaraja ja sen voi myös myöhemmin perua.
”Se viranomainen, joka vastaanottaa suostumuksen, on velvollinen välittämään tiedon suostumuksesta niille tahoille, jotka asiakas on merkinnyt”, Hanna-Mari muistuttaa.
Jos Kela on yksi osapuoli yhteistyössä, voi suostumuksen lähettää Kelaan suojatulla sähköpostilla. Asiakas voi lähettää sen myös OmaKelassa.
Myös sähköistä tiedonvälitystä kehitetään
Etuustietopalvelu Kelmun idea oli alun perin jakaa tietoa Kelasta eteenpäin, mutta tämä on hiljalleen muuttumassa.
Syksyllä 2022 palvelussa otettiin käyttöön uusi toiminto, jolla sosiaalityöntekijä voi asiakkaan puolesta lähettää Kelaan perustoimeentulotuen hakemuksen, liitteet ja tarvittavat selvitykset. Toiminto oli ammattilaisten toivoma, ja sitä on tänä vuonna kehitetty edelleen.
Kelmuun ollaan parhaillaan kehittämässä seuraavaa uutta toimintoa, jolla Kela voisi pyytää tietoja sosiaalitoimesta.Etuuskäsittelyssä nimittäin tarvitsee usein tietoa asiakkaan tilanteesta, ja lain mukaan sosiaalitoimesta voidaan antaa lausuntoja asiakkaan suostumuksella. Esimerkiksi kun Kela harkitsee toimeentulotuen perusosan alentamista, se tarvitsee tähän sosiaalihuollon lausunnon. Toistaiseksi Kelan työntekijä on pyytänyt tietoja ottamalla yhteyttä sosiaalitoimeen esimerkiksi puhelimitse.
Thorin pöydälle lausuntopyyntöjä tulee harvoin.
”Sosiaalihuolto päättää, antaako lausunnon. Usein asiakas osaa kertoa tilanteestaan parhaiten itse, mutta tarvittaessa voimme esittää tai todentaa perustoimeentulotukiasioihin liittyviä tietoja asiakkaan puolesta”, Thor kertoo.
Uusi toiminto mahdollistaa sen, että Kelan työntekijä voi lähettää lausuntopyynnön sähköisesti sosiaalityöntekijälle, ja sosiaalityöntekijä voi vastata siihen Kelmussa. Uuden toiminnan idea on sujuvoittaa tiedonvaihtoa molemmin puolin. Sitä on tarkoitus kokeilla vielä tämän vuoden aikana yhdessä hyvinvointialueen kanssa.
Juttuun on haastateltu myös kansallisen tiedonvälityksen päätuoteomistaja Jessica Heroldia Kelan Tietopalveluista.
Hyvinvointia tukemassa – Juttusarja seuraa hyvinvointialueiden toiminnan käynnistymistä ympäri Suomen.
Teksti Anne Ventelä
Kuvat, videot ja editointi Miika Kainu
