Tiedot henkilöasiakkaiden saamista etuuksista ovat arkaluonteisia ja salassa pidettäviä tietoja, joita Kela ei voi luovuttaa ilman perusteita. Kelan velvollisuus on huolehtia tietojen turvallisesta käsittelystä ja varmistaa asiakkaiden tietosuoja. Tietoturvan ja asiakkaiden tietosuojan merkitys on korostunut viime vuosien tapahtumien seurauksena, esimerkkinä vaikkapa Vastaamon tietomurto. Myös asiakkaiden tietoisuus ja ymmärrys omasta tietosuojasta on parantunut.
Kelassa on parin viime vuoden aikana panostettu kaikkien toimihenkilöiden kouluttamiseen tietosuoja-asioissa. Palveluasiantuntijoiden osaaminen on karttunut, ja toimintamalleja on terästetty. Käytännössä tämä on voinut näkyä tietoja tarvitseville kumppaneille tiukennuksena.
Kysyimme juristiltamme Saara Palomäeltä, miten ammattilaisen kannattaa toimia, jos hän tarvitsee työssään tietoja asiakkaansa saamista etuuksista.
Kuka voi saada Kelasta asiakkaansa etuustietoja ja miten?
Periaatteena on, että asiakasta koskevia tietoja annetaan vain asiakkaalle itselleen ja toiselle henkilölle ainoastaan asiakkaan suostumuksella tai laissa säädetyn velvollisuuden perusteella. Ammattilaisena tietoja voi siis saada, jos asiakas antaa suostumuksen Kelalle tai jos ammattilaisella on laissa säädetty oikeus tietoihin.
Kelan velvollisuus on huolehtia tietojen turvallisesta käsittelystä ja varmistaa asiakkaiden tietosuoja.
Kelasta etuuksiin liittyviä tietoja voi tarkistaa sähköisesti tai soittamalla. Jos ammattilaisella on tarvittava Suomi.fi-valtuus, tiedot voi tarkistaa esimerkiksi Kelan etuustietopalvelu Kelmusta. Valtuuden saa oman organisaationsa valtuuttajalta. Ammattilainen voi myös soittaa Kelan viranomaislinjalle ja pyytää tietoja puhelimitse.
Osan tiedoista näkee Verohallinnon ylläpitämästä tulorekisteristä, mutta sinne tiedot tallentuvat viiveellä.
Mihin tietojensaantioikeus perustuu, eli millä perusteella Kela voi luovuttaa tietoja? Kenellä on työnsä puolesta oikeus saada Kelasta asiakkaansa etuustietoja?
Henkilötietojen käsittelystä säädetään EU:n tietosuoja-asetuksessa ja tietosuojalaissa. Oikeudesta saada salassa pidettäviä tietoja säädetään julkisuuslaissa ja erityislainsäädännössä. Tiedonsaantioikeus on määritelty erikseen kussakin erityislaissa, kuten laissa sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista tai kotoutumisen edistämisestä annetussa laissa.
Kussakin laissa on määritelty, millä perusteella tiedonsaantioikeus arvioidaan, ja oikeus voi tilanteesta riippuen olla erilainen.
Jos perusteena on esimerkiksi laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista, ammattilainen voi perustella tietojensaannin sillä, että hän on sosiaalihuollon viranomaisen asemassa ja tietojen saaminen on välttämätöntä tehtävän hoitamiseksi. Kysyjällä ei välttämättä tarvitse olla viranomaisen statusta, mutta hänellä pitää olla valta päättää, miten asiakkaan asiassa edetään.
Lain mukaan Kelasta voi saada tietoja, jos sosiaalihuollon viranomainen hoitaa lakisääteistä tehtävää, ja jos asiakkuuteen olennaisesti vaikuttavat Kelan etuustiedot ovat välttämättömiä asiakkaan sosiaalihuollon tarpeen selvittämiseksi, sosiaalihuollon järjestämiseksi ja siihen liittyvien toimenpiteiden toteuttamiseksi. Tietoja voi saada myös, jos ne ovat välttämättömiä edellä kerrottua tehtävää hoitavalle annettujen tietojen tarkistamista varten.
Tiedonsaantioikeus voi myös vaihdella sen mukaan, missä vaiheessa asian käsittely on. Esimerkiksi kuntoutuksen palveluntuottajan tiedonsaantioikeus vaihtelee sen mukaan, onko asiakas saanut päätöksen vai ei. Jos hakemus ei vielä ole vireillä, palveluntuottajalla ei ole oikeutta tietoihin. Jos myönteinen päätös on tehty, hänellä on oikeus tietoihin.
Kotoutumislaissa tietojensaantioikeutta ei ole määritelty yhtä tarkasti. Kun sosiaalihuollon tehtävät ovat jatkossa hyvinvointialueilla ja kotoutumispalvelut kunnissa, kotoutumispalveluiden työntekijän oikeus tietoihin perustuu kotoutumislakiin. Kela on tähän asti tulkinnut voimassa olevan lain mukaista tiedonsaantioikeutta niin, että kunnalla on oikeus saada Kelalta välttämättömät tiedot mm. kotoutumissuunnitelman seurantaa ja tarkistamista varten kotoutumissuunnitelman ajalta maksettavasta työttömyysetuudesta tai toimeentulotuesta. Laki ei ole tältä osin muuttumassa.
Mitä tietoja tarkoitetaan sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain ilmaisulla välttämättömät tiedot?
Tällä tarkoitetaan tietoja, jotka ovat sosiaalipalveluiden ammattilaiselle välttämättömiä oman tehtävän hoitamiseksi. Yleensä tämä tarkoittaa, että asiakkaan asiaa ei voida edistää, jos tiedot eivät ole käytettävissä. Eli laki ei automaattisesti anna oikeutta kaikkiin tietoihin, vaan tehtävän hoitamisen kannalta välttämättömiin tietoihin.
Laki ei automaattisesti anna oikeutta kaikkiin tietoihin, vaan tehtävän hoitamisen kannalta tarpeellisiin tietoihin.
Perusperiaatteen mukaan Kelan etuustiedot ovat salassa pidettäviä, eikä niitä voida luovuttaa muille kuin asiakkaalle itselleen tai toiselle henkilölle asiakkaan suostumuksella tai lainsäädännön perusteella. Usein jos ammattilainen soittaa Kelaan, hän ei aina itse tiedä, mikä peruste hänellä on. Työnimike ei riitä perusteluksi.
Mitä ammattilaisen on hyvä tietää, jos hän soittaa Kelan puhelinpalveluun ja pyytää tietoja?
Jos ammattilainen soittaa Kelan viranomaislinjalle ja pyytää asiakkaansa etuustietoja, Kelan palveluasiantuntija tarkistaa ensin ammattilaisen henkilöllisyyden, eli sen, että tietojen pyytäjä on se, joka sanoo olevansa.
Palveluasiantuntija kysyy myös, millä perusteella tietoja pyydetään, eli mihin oikeus perustuu. Tässä kohtaa ammattilaisen on hyvä itse osata perustella tarve ja kertoa mihin lain kohtaan tietojensaantioikeus perustuu. Hän voi myös kuvailla työtehtäväänsä ja tiedon käyttötarkoitusta, jolloin Kelan asiantuntija voi arvioida oikeuden.
Jos lakiin perustuvaa oikeutta ei ole, palveluasiantuntija kysyy, onko asiakas mukana tilanteessa tai onko asiakas antanut suostumuksensa Kelalle. Jos asiakas on mukana tilanteessa, hän voi antaa suostumuksensa Kelalle puhelun aikana. Jos asiakas on jo poistunut, hänen pitää antaa suostumus Kelalle, ennen kuin tietoja voidaan antaa ammattilaiselle.
Miksi voi joskus käydä niin, ettei Kela voi antaa tietoja ammattilaiselle?
Jos soittaja kertoo pelkästään, mikä hänen nimikkeensä on, tämä ei ratkaise asiaa. Esimerkiksi sosiaaliohjaajalla voi olla riittävä toimivalta, jos hän työskentelee sosiaalipalveluissa ja muut tiedonsaantioikeuden edellytykset täyttyvät. Sen sijaan sairaalan sosiaalityöntekijä ei ole sosiaalihuollon viranomaisen toimivaltaa käyttävä henkilö, jos hän on sairaalan palkkaama työntekijä.
Nykytilanteessa kunta on voinut siirtää sosiaalipalvelujen järjestämisvastuun kuntayhtymälle, jolloin sairaalan sosiaalityöntekijällä on voinut olla oikeus saada tietoja. Tulevien hyvinvointialueiden sairaaloiden sosiaalityöntekijöiden oikeuden ratkaisee se, ovatko he terveydenhuollon vai sosiaalihuollon työntekijöitä.
Jos asiakas on läsnä tilanteessa, hän voi antaa suostumuksen puhelun aikana suullisesti.
Sekään ei riitä, että asiakas on aiemmin suullisesti antanut ammattilaiselle luvan tietojen luovuttamiseen. Asiakkaan täytyy nimittäin antaa suostumuksensa Kelalle, joka on tiedon luovuttaja.
Miten ammattilainen voi itse toimia, että saa tarvitsemansa tiedot, jos oikeutta ei lain perusteella ole?
Tässä tilanteessa ammattilaisen kannattaa huolehtia siitä, että asiakas antaa suostumuksen Kelalle. Jos asiakas on läsnä tilanteessa, hän voi antaa suostumuksen puhelun aikana suullisesti. Suostumuksen voi antaa myös kirjallisesti Kelaan. Suostumus voi olla vapaamuotoinen tai lomakkeella tehty. Sen voi toimittaa asiakas itse esimerkiksi OmaKelassa tai ammattilainen voi postittaa sen Kelaan asiakkaan puolesta.
Asiakkaan suostumuksen täytyy olla tietyn muotoinen, jotta se on pätevä. Suostumuksen edellytyksistä kerrotaan tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilla. Esimerkiksi jos henkilötietojen käsittelyn tarkoitus muuttuu, suostumus on pyydettävä uudestaan.
Minkälaisia haasteita tietojenluovuttamisessa on ollut? Mitä Kelassa tehdään niiden ratkaisemiseksi?
Tähän asti Kelalla on ollut samaan aikaan käytössä useita eri suostumuslomakkeita, mikä on hankaloittanut asioiden käsittelyä. Parasta aikaa kumppanien kanssa ollaan kehittämässä yhtenäistä lomakepohjaa suostumuksen antamista varten. Lomakepohjan idea on, että sitä voi muokata erilaisiin tarpeisiin. Se on tarkoitus julkaista ensin pdf-versiona ja ottaa mahdollisimman pian käyttöön. Samalla on tarkoitus julkaista ohje siitä, miten asiakas tai kumppani voi toimittaa suostumuksen Kelaan.
Yksi iso haaste on, että lainsäädäntö tietojen luovuttamisesta on pirstaleista, sillä kussakin erityislaissa asiasta on säädetty eri tavalla. Lainsäädännön pitäisi olla sellaista, että se edistäisi asiakkaiden asiaa ja kumppaneiden välinen yhteistyö olisi sujuvaa.
Koska Kela tekee tiivistä yhteistyötä eri kumppaneiden kanssa, olisi tärkeää, että toimijat keskustelisivat keskenään lainmuutostarpeista, soveltamisesta ja tulkinnoista. Näin yhteinen ymmärrys ja käytännön työn sujuvuus voitaisiin varmistaa etupainotteisesti.
Hyvinvointialueiden ja kuntien valtuuttajilla iso vastuu varmistaa tietojensaantioikeudet
Hyvinvointialueiden toiminnan käynnistyessä hyvinvointialueiden täytyy antaa riittävät ja tarvittavat Suomi.fi-valtuudet työntekijöilleen. Myös kunnissa on tarve antaa osalle työntekijöistä uusia valtuuksia. Valtuuttajan vastuulla on selvittää, kenelle asiointivaltuuksia voi antaa ja kenelle ei.
Kelan etuustietopalvelu Kelmussa tarvittavia asiointivaltuuksia ei saa antaa ammattilaisille, joilla ei ole oikeutta päästä salassa pidettäviin tietoihin. Organisaation valtuuttajan vastuulla on huolehtia siitä, että tiedonsaantioikeus Kelmun kautta on lainsäädännön mukainen.
