Inom Birkalands välfärdsområde har lönebetalningen och arbetsgivarens övriga funktioner utkontrakterats till Monetra Pirkanmaa Oy, där Birkalands välfärdsområde är delägare.
”Många av det tidigare sjukvårdsdistriktets aktörer var redan tidigare kund hos Monetra och det har underlättat övergången”, säger personaldirektör Taina Niiranen.
Monetra har bland annat hand om sjukfrånvaro- och familjeledighetsärenden. Företaget sköter även om beräkning av erfarenhetstillägg efter att en chef inom Pirha först har bestyrkt arbetstagarens intyg och lämnat en begäran om beräkning. Birkalands välfärdsområde ansöker däremot om FPA-ersättningar i anknytning till företagshälsovården.
Enligt Niiranen betyder utkontrakteringen av personalärenden att personalen inom Pirha kan koncentrera sig på sin egen kärnkompetens, dvs. att ta hand om Birkalands invånare och deras hälsa.
”Samarbetet med Monetra har fungerat väl, och Monetra har anställt mer personal under övergångsskedet. Vi har också i viss utsträckning kommit överens om ansvariga personer, som vi kontakter i vissa ärenden.”
Särskild fokus på kommunikationen
Taina är mycket glad över Pirhas första månader. Kund- och patientsäkerheten har inte äventyrats och exempelvis har personalens första löner betalats utan problem bortsett från några enskilda fall.
Enligt Taina har man fäst särskild uppmärksamhet vid den interna kommunikationen under övergången: personalen meddelandes synligt på förhand var de kan ta kontakt om till exempel årets första lönespecifikation är felaktig.
”Vi bad personalen att kontrollera specifikationen genast, dvs. redan några dagar innan lönen skulle vara inbetald på kontot, så att eventuella fel kunde korrigeras snabbt.”
Taina tackar Monetra för det smidiga samarbetet.
”Lönen betalas redan samma vardag om korrigeringen kan göras i systemet före klockan halv två på eftermiddagen.”
Kommunikationen har man tagit hand om genom att hålla informationstillfällen för hela välfärdsområdet och behandla förändringarna på personalmöten. Pirhas intranät öppnades för personalen i mitten av december, och det innehåller bland annat ett HR-skrivbord som är tillgängligt för varje arbetstagare. Med hjälp av skrivbordet gör arbetstagarna alla frånvaroansökningar gällande till exempel semester, sjukfrånvaro, utomstående utbildning eller rehabilitering. Cheferna får meddelanden om anmälningarna till sin e-post.
”Utmaningen är att få tillräckligt med tid, så att var och en ska hinna ta till sig informationen i lugn och ro.”
Utmaningar tacklas snabbt
Taina berättar att i övergångsskedet finns många förändringar och frågor som ska redas ut och som även påverkar ersättningar som FPA betalar ut.
”Vi började göra instruktioner till personalen redan förra hösten, men vi uppdaterar dem hela tiden.”
Ett problemområde är sjukfrånvaro. Arbetstagaren ansvarar för att förmedla ett sjukfrånvarointyg till arbetsgivaren och chefen ansvarar för att informationen kommer till Monetra.
”Under de första veckorna fanns det svårigheter med processens datasäkerhet och för detta utarbetade vi snabbt instruktioner både för arbetstagare och chefer.”
Enligt Taina måste man ta särskild hänsyn till personer som har föräldraledigt.
”Det är viktigt att uppgifterna för alla personer som befinner sig på föräldraledighet säkert uppdateras i överföringen av lönesystemen. Detta är väsentligt att säkerställa att lönen som personen får är rätt, vilket också påverkar FPA-ersättningarna.”
Inom Birkalands välfärdsområde bor sammanlagt över en halv miljon invånare.
Birkalands välfärdsområde omfattar 23 kommuner.
Antalet arbetstagare är sammanlagt cirka 19 800.
Löneharmonisering tar tid
Pirha har cirka 19 800 arbetstagare. Löneharmonisering och förändringar i hälsovårdstjänsterna medför även förändringar i personalens vardag. Taina påminner att löneharmonisering emellertid inte händer över en natt, utan räknar med att det kommer att ta två till tre år för den att förverkligas.
”Vi utför detta arbete tillsammans med fackföreningarna. Redan nu är det emellertid klart att tillräcklig finansiering inte har beaktats för oss av den finansiering som beviljats till välfärdsområdena.”
En faktor som påverkar löneharmoniseringen är precisering och standardisering av uppgiftsbeskrivningarna. Detta arbete görs redan denna vår.
”Vi siktar på att stärka arbetstagarnas expertis och yrkesmässighet. Detta innebär att arbetstagaren allt oftare kan fokusera på en sak eller en patientgrupp.”
Hälsovårdstjänsternas praxis klargörs
Majoriteten av personalen får sin företagshälsovård från Pirte, vars största ägare är Birkalands välfärdsområde och Tammerfors stad. I vissa kommuner i utkanten, såsom i Parkano, ordnar Pirte akuta företagshälsovårdstjänster på entreprenad.
”Det är viktigt att vi får processerna att löpa smidigt och att till exempel genast få ordning på sjuk- och frånvaroanmälningarna.”
”Tidigare har man haft olika praxis i olika områden och i en stor organisation är det naturligt att det tar sin tid innan nya praxis har nått alla arbetstagare.”
Alla är enligt Taina inte ännu medvetna om till exempel hur många dagar man kan vara sjukledig med enbart egen anmälan och när man behöver ett läkarintyg.
”Det är viktigt att vi får dessa processer att löpa smidigt och att till exempel genast få ordning på just sjuk- och frånvaroanmälningarna, så att även FPA ska få nödvändiga uppgifter i tid för att handläggningen av ansökningarna inte försenas.”
Orken i arbetet en utmaning – FPA:s rehabilitering hjälper
Enligt Taina är samarbetet mellan Pirha och FPA smidigt.
”En stor gemensam utmaning är att bevara arbetsförmågan hos arbetstagare i olika åldrar.”
Ett svar på detta är FPA:s KIILA-rehabilitering. I Pirha är KIILA avlönad arbetstid och arbetstagaren kan söka sig till KIILA-rehabilitering via HR-skrivbordet på intranätet. Detta förutsätter att företagshälsovården har konstaterat detta före behovet av rehabilitering.
Taina anser att det är viktigt att man i framtiden håller en omfattande samhällsdebatt om psykisk och fysisk ork i arbetet.
”Hur kunde vi till exempel bättre utnyttja partiellt arbetsföra eller hur stödjer vi unga vuxna eller personer med familj som har problem med att orka i arbetet? Långa yrkeskarriärer är möjliga enbart när arbetstagarna mår bra.”
Stöd av välfärden – Artikelserien följer välfärdsområdena när de inleder sin verksamhet runtom i Finland.
Text Tiina Laaninen Bilder, video och redigering Sara Pihlaja
