Pirkanmaan hyvinvointialueella palkanmaksu ja muita työnantajan toimintoja on ulkoistettu Monetra Pirkanmaa Oy:lle, jonka osaomistaja Pirkanmaan hyvinvointialue on.
”Moni entisen sairaanhoitopiirin toimija oli jo aiemmin Monetran asiakas ja tämä on helpottanut siirtymää”, henkilöstöjohtaja Taina Niiranen sanoo.
Monetra vastaa muun muassa sairauspoissaoloihin ja perhevapaisiin liittyvistä asioista. Se huolehtii myös kokemuslisälaskennasta sen jälkeen, kun Pirhan esihenkilö on todistanut työntekijän todistukset oikeiksi ja tehnyt laskentapyynnön. Pirkanmaan hyvinvointialue hakee puolestaan työterveyshuoltoon liittyvät Kela-korvaukset.
Niirasen mukaan henkilöstöasioiden ulkoistamisen ansiosta pirhalaiset voivat keskittyä omaan ydinosaamiseensa eli pirkanmaalaisten terveydestä huolehtimiseen.
”Yhteistyö Monetran kanssa on sujunut hyvin, ja Monetra on palkannut muutosvaiheeseen lisää henkilöstöä. Jonkin verran on sovittu myös tietyistä vastuuhenkilöistä, joihin olemme yhteydessä joissakin tietyissä asioissa.”
Erityistä huomiota viestintään
Taina on hyvillä mielin Pirhan ensi kuukausista. Asiakas- ja potilasturvallisuus ei ole vaarantunut ja esimerkiksi henkilöstön ensimmäiset palkat on saatu maksuun ongelmitta yksittäisiä tapauksia lukuun ottamatta.
Tainan mukaan erityistä huomiota muutosprosessin aikana on kiinnitetty sisäiseen viestintään: henkilöstölle tiedotettiin jo etukäteen näkyvästi, mihin voi olla yhteydessä, jos esimerkiksi vuoden ensimmäinen palkkalaskelma on virheellinen.
”Pyysimme henkilöstöä tarkistamaan laskelman heti eli jo jokunen päivä ennen kuin palkan pitäisi olla tilillä, jolloin mahdolliset virheet oli mahdollista korjata nopeasti.”
Taina kiittää Monetraa joustavasta yhteistyöstä.
”Palkka saadaan maksuun jo samana arkipäivänä, jos korjaus saadaan järjestelmään tehdyksi ennen puolta kahta iltapäivällä.”
Viestinnästä on huolehdittu pitämällä koko hyvinvointialueen laajuisia informaatiotilaisuuksia ja käsittelemällä muutoksia henkilöstöpalavereissa. Pirhan Intra aukesi henkilöstölle joulukuun puolivälissä, ja se sisältää muun muassa jokaisen työntekijän käytössä olevan HR-työpöydän. Sen kautta työntekijät tekevät esimerkiksi vuosilomaa, sairauspoissaoloa, ulkopuolista koulutusta tai kuntoutusta koskevat poissaolohakemukset. Esihenkilöt saavat näistä herätteet sähköpostiinsa.
”Haasteenamme on löytää tarpeeksi aikaa, jotta jokainen ehtisi perehtymään tietoon rauhassa.”
Haasteisiin tartutaan ripeästi
Taina sanoo, että siirtymävaiheessa on paljon muutoksia ja selvitettäviä asioita, joilla on vaikutusta myös Kelan maksamiin korvauksiin.
”Aloitimme henkilöstöohjeiden tekemisen jo viime syksynä, mutta päivitämme niitä kaiken aikaa.”
Yksi haasteellinen asia liittyy sairauspoissaoloihin. Työntekijällä on velvollisuus huolehtia sairauspoissaolotodistuksen toimittamisesta työnantajalle ja esihenkilöllä on vastuu siitä, että tieto kulkee Monetralle.
”Ensimmäisten viikkojen aikana prosessin tietoturvassa oli haasteita ja laadimme tätä varten nopeasti ohjeet sekä työntekijöille että esihenkilöille.”
Erityistä huomiota on Tainan mukaan kiinnitettävä perhevapailla oleviin.
”On tärkeää, että kaikkien perhevapailla olevien tiedot on varmasti kirjattu palkkajärjestelmien siirroissa ajan tasalle. Tämä on olennaista varmistaa, jotta henkilön saama palkka on oikea, mikä vaikuttaa myös Kelan maksamiin korvauksiin.”
Pirkanmaan hyvinvointialueella asuu yhteensä yli puoli miljoonaa asukasta.
Pirkanmaan hyvinvointialue toimii 23 kunnan alueella.
Työntekijöitä on yhteensä noin 19 800.
Palkkaharmonisaatio vie aikaa
Pirhassa on noin 19 800 työntekijää. Henkilöstön arkeen tuovat muutoksia palkkaharmonisaatio ja työterveyspalveluiden muutokset. Taina muistuttaa, että palkkaharmonisaatio ei kuitenkaan tapahdu hetkessä, vaan ennakoi sen toteutumiseen kuluvan aikaa kahdesta kolmeen vuoteen.
”Teemme tätä työtä yhdessä henkilöstöjärjestöjen kanssa. Jo nyt on kuitenkin selvää, että meille osoitettua rahoitusta ei ole hyvinvointialueille myönnetyssä rahoituksessa riittävästi huomioitu.”
Yksi palkkaharmonisaatioon vaikuttava asia on tehtävänkuvien tarkentaminen ja yhdenmukaistaminen. Tätä työtä tehdään jo tämän kevään aikana.
”Tähtäämme siihen, että vahvistamme työntekijöiden asiantuntemusta ja ammatillisuutta. Tämä tarkoittaa sitä, että työntekijä voi aiempaa useammin keskittyä johonkin asiaan tai potilasryhmään.”
Työterveyspalveluiden käytännöt selviksi
Työterveyspalvelut valtaosalle henkilöstöstä tuottaa Pirte, jonka isoimmat omistajat ovat Pirkanmaan hyvinvointialue ja Tampereen kaupunki. Muutamissa reunakunnissa, kuten Parkanossa, Pirte järjestää akuutin työterveyshuollon palveluja alihankintana.
”On tärkeää, että saamme prosessit sujuviksi ja esimerkiksi sairaus- ja poissaoloilmoitukset heti liikkeelle.”
”Vanhat käytännöt eri alueilla ovat olleet erilaisia ja isossa organisaatiossa on luonnollista, että ottaa aikansa, että uudet käytännöt tavoittavat kaikki työntekijät.”
Kaikki eivät ole Tainan mukaan vielä tietoisia esimerkiksi siitä, kuinka monta päivää sairauslomalla voi olla omalla ilmoituksella ja koska tarvitaan lääkärintodistus.
”On tärkeää, että saamme nämä prosessit sujuviksi ja esimerkiksi juuri sairaus- ja poissaoloilmoitukset heti liikkeelle, jotta myös Kela saa tarvittavat tiedot ajoissa, eikä hakemusten käsittely myöhästy.”
Työssäjaksaminen yhteisenä haasteena – apuna Kelan kuntoutus
Tainan mukaan yhteistyö Pirhan ja Kelan välinen yhteistyö on sujuva.
”Iso yhteinen haasteemme on pitää kaikenikäiset työntekijät työkuntoisina.”
Yksi vastaus tähän on Kelan KIILA-kuntoutus. Pirhassa KIILA on palkallista työaikaa ja työntekijä pystyy hakemaan KIILA-kuntoutukseen intran HR-työpöydän kautta. Tämä edellyttää, että työterveyshuolto on todennut tätä ennen kuntoutuksen tarpeen.
Taina pitää tärkeänä, että tulevaisuudessa käydään laajaa yhteiskunnallista keskustelua psyykkisestä ja fyysisestä työssä jaksamisesta.
”Miten voisimme esimerkiksi hyödyntää enemmän osatyökykyisiä tai miten tuemme nuoria aikuisia tai perheellisiä, joilla on haasteita työssä jaksamisen kanssa? Pitkät työurat ovat mahdollisia vain, kun työntekijät voivat hyvin.”
Hyvinvointia tukemassa – Juttusarja seuraa hyvinvointialueiden toiminnan käynnistymistä ympäri Suomen.
Teksti Tiina Laaninen Kuvat, videot ja editointi Sara Pihlaja
