E-tjänsten för förfrågan om FPA-förmåner är ett viktigt verktyg för social­handledaren: ”Utan Kelmu skulle vårt arbete vara invecklat”

”Ett ögonblick så ska jag öppna FPA-skärmen.”

Denna mening upprepar socialhandledare Johanna Ihme flera gånger under arbetsdagen. Ihme arbetar inom Helsingfors stads socialservice för vuxna och pratar med sina kunder om deras utkomstärenden samt behovet av kompletterande och förebyggande utkomststöd.

Ihmes arbete är starkt kopplat till FPA:s beslut om utkomststöd, och uppgifterna om det ser hon i e-tjänsten för förfrågan om FPA-förmåner (Kelmu). Eller på FPA-skärmen, såsom Ihme kallar den för sina kunder. Ihme öppnar Kelmu när hon kommer till jobbet på morgonen och den är öppen i ett eget webbläsarfönster under hela arbetsdagen.

”Utan Kelmu skulle vårt arbete vara väldigt invecklat. Vi skulle vara tvungna att hela tiden ringa till FPA”, säger Ihme.

FPA:s Kelmu förmedlar förmånsuppgifter till myndigheter och FPA:s samarbetspartner

Kelmu är en e-tjänst för förfrågan om FPA-förmåner för myndigheter och FPA:s samarbetspartner. Olika aktörer ser olika saker i Kelmu beroende på vilka uppgifter de enligt lagen har rätt att få tillgång till.

I Kelmu finns uppgifter om bland annat aktuella förmåner, förmånsbeslut, betalningar, försäkringsuppgifter, indrivningsuppgifter och takbeloppet för läkemedel.

Kelmus största användargrupp är kommunerna. De får uppgifter som FPA:s beslut om grundläggande utkomststöd via Kelmu.

”Från kommunsektorn kommer över fem miljoner enskilda förfrågningar om information via Kelmu per år”, berättar huvudproduktägare Arja Lemmettylä från FPA:s informationstjänster.

Andra stora användare är Skatteförvaltningen och arbetslöshetskassorna.

Kelmu kan användas via webbläsaren, och dessutom erbjuds en gränssnittsmöjlighet, varpå uppgifterna förmedlas direkt till användarnas egna system. Ett svenskspråkigt användargränssnitt håller som bäst på att utvecklas.

Kelmu hjälper till att gestalta kundens helhetssituation

När Johanna Ihmes telefon ringer och kunden vill prata om sin utkomst, ser Ihme i Kelmu ikraftvarande beslut om utkomststöd och övriga förmåner som beviljats av FPA: bostadsbidrag, barnbidrag, sjukdagpenning, rehabiliteringsstöd och eventuellt underhållsstöd som kommer via FPA.

”Om jag ser att kunden inte ansökt om grundläggande utkomststöd, trots att hen har rätt till det, kan jag hänvisa hen att ansöka om det.”

Däremot om beslutet om utkomststöd är nekande och kunden funderar över motiveringarna till beslutet eller de utgifter som beaktats i det, kan Ihme berätta om dem för sin kund.

Även uppgifter som andra aktörer förmedlat till FPA såsom arbetskraftspolitiska utlåtanden eller uppgifter om indrivning syns i Kelmu.

”Fastän kunderna får hem besluten förstår de inte alltid vad de innebär. Det är bra att jag får fram besluten och kan förtydliga saker och ting.”

När Ihme behandlar kundernas behov av kompletterande eller förebyggande utkomststöd utgör FPA:s beslut om utkomststöd och utgifterna som beaktats i stödet utgångspunkten för hennes arbete. Dessutom har Ihme nytta av att hon kan se kundernas förmånsbeslut långt tillbaka i Kelmu. Även uppgifter som andra aktörer förmedlat till FPA såsom arbetskraftspolitiska utlåtanden eller uppgifter om indrivning syns i Kelmu, vilket gör det enklare att gestalta kundens situation.

Enligt Ihme är Kelmu ett tydligt, användarvänligt och lättillgängligt verktyg. Emellertid har Ihme även önskemål. Dessa lyssnar man noga till på FPA.

Utvecklingsarbetet kring tjänsten satsar på dataskydd

Kelmus datainnehåll och användargränssnitt utvecklas aktivt och i utvecklingsarbetet iakttas användarnas behov, berättar Arja Lemmittylä.

Som bäst pågår ett stort utvecklingsarbete i Kelmu där man fokuserar på dubbelriktat informationsutbyte mellan FPA och dess partner. På så sätt får även FPA i fortsättningen information som dess partner skapar via Kelmu.

I utvecklingsprojektets första fas arbetar man med informationsförmedling kring utkomststöd mellan FPA och kommunen. Respons har samlats in från kommunerna och möjligheterna att implementera önskemålen analyseras ur juridiskt perspektiv.

”Tidsutlösningen beror på tjänstens dataskydd. Det måste vi hålla fast vid.”

Denna utvecklingslista innehåller även Johannas centrala önskemål: att fler av kundernas uppgifter skulle vara tillgängliga. Johanna kan till exempel se en lista över bilagorna till ansökan om utkomststöd, men hon kan inte öppna bilagorna. Om uppgifterna behövs, måste man be om dem separat från FPA, vilket förlänger behandlingen av ärenden och frustrerar kunderna.

”Kunderna säger att de redan förmedlat bilagorna till FPA och förstår inte varför de behövs nu igen.”

Det skulle också vara en fördel om Johanna kunde se besluten för förmånsansökningar som gjorts till FPA i Kelmu.

På FPA behandlas önskemålen inom ramen för rätten till tillgång till information och dataskyddet. Via Kelmu förmedlas endast nödvändiga uppgifter till de aktörer som har rätt till uppgifterna. Detta görs på villkoren för gott dataskydd.

Därför är det ett upprepat utvecklingsönskemål som Lemmittylä tills vidare inte lovar någon ändring på: Kelmu har tidsutlösning, dvs. tjänsten stängs av sig själv med 30 minuters mellanrum. Johanna önskar att tjänsten skulle hållas öppen med en inloggning ända tills man loggar ut – i praktiken alltså ända tills arbetsdagen är över.

”Det här har vi också behandlat alldeles nyligen, men tidsutlösningen beror på tjänstens dataskydd. Det måste vi hålla fast vid”, säger Lemmettylä.