Sähköiset järjestelmät säästävät aikaa ja rahaa. Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet on pyrkinyt automatisoimaan henkilöstöhallintoa mahdollisimman pitkälle, jotta esimerkiksi palkoista ilmoittamisen prosessi saataisiin laadukkaammaksi.
Kun palkanmaksujärjestelmä integroitiin tulorekisteriin noin viisi vuotta sitten, palvelukoordinaattori Riia Aarnio ja palveluasiantuntija Sanna-Riikka Salonen olivat mukana kehittämässä integrointia Palkeissa. Palkeet siirtyi käyttämään tulorekisteriä myös Kela-asioinnissa kolmisen vuotta sitten.
”Lähdimme mukaan heti, kun Kela mahdollisti päivärahojen hakemisen rekisterin kautta” Riia toteaa.
Sanna-Riikka mainitsee, että Palkeet, joka tarjoaa valtionhallinnon eri virastoille ja laitoksille talous-, henkilöstö- ja ICT-palveluita, haluaa olla edelläkävijä.
”Kun tulee uusia järjestelmiä tai toimintatapoja ja toimintamalleja, haluamme lähteä mukaan kehitykseen. Jo periaatteisiimme kuuluvat sujuvat palvelut ja prosessit.”
Automatisointi sujuvoittaa
Työnantajan Kela-asiointi tulorekisterin kautta yksinkertaisesti tehostaa työtä. Ennen tulorekisteriin integrointia Palkeissa haettiin päivärahat manuaalisesti Kelan asiointipalvelussa.
”Nykyään suositaan mahdollisimman automatisoituja ja sujuvia prosesseja aiemmin tehtyjen manuaalisten työvaiheiden sijaan. Palkeille toimitetaan vuosittain noin 36 000 poissaoloihin liittyvää palkkatietojen ilmoituspyyntöä”, Riia sanoo.
Automaatio muuttaa palkeelaisten mukaan työn mielekkäämmäksi.
”Asiantuntijuuden kasvattaminen työssämme on mahdollistunut ja sen muoto on muuttunut monipuolisemmaksi. Palvelumme ovat laajentuneet. Kun aikaa säästyy olennaiselle, pystymme tarjoamaan esihenkilöille ja HR:lle enemmän tukea lisäpalveluiden kautta”, Riia toteaa.
Kun uuden toimintamallin ajansäästöä tutkittiin, selvisi esimerkiksi, että Kela-hakemuksen tekemiseen meni aikaa enää murto-osa: ennen yhden hakemuksen tekemiseen Kelan asiointipalvelussa meni kymmenen minuuttia, nykymallilla vain parisen minuuttia.
Tulorekisterin käyttö automatisoi palkkahallinnon työtä.
Tulorekisterin käyttö Kelan suuntaan kannattaa ottaa käyttöön vuoden 2024 aikana.
Kehittelyä yhdessä Kelan kanssa
Järjestelmien integrointi tehtiin yhteistyössä Kelan kanssa, ja sen kehittäminen otti puolisen vuotta. Ennen käyttöönottoa järjestelmä testattiin niin usein ja niin hyvin, että yllätyksiä ei enää käyttöönoton jälkeen tullut.
”Kun lähdimme toteuttamaan uutta toimintamallia yhdessä asiakkaiden kanssa, tiesimme jo hyvin, mitä tuleman pitää. Edelleen kehitämme järjestelmää eteenpäin ja testaamme jatkuvasti toimintaa”, Sanna-Riikka kertoo.
Vaikka systeemin on tarkoitus olla täysin automaattinen, ”vanhanaikaistakin” kommunikointia tarvitaan.
”Jos jotain epäselvää on, Kelasta yleensä soitetaan suoraan Palkeisiin. Kyselyt ovat kyllä vähentyneet todella paljon,” Sanna-Riikka jatkaa.
Työnantajat huomio: muutoksia ilmoitustapoihin vuonna 2025
Isot työnantajat voivat hakea Kelan etuuksia tulorekisterissä tai lähettää hakemuksia eSARA-tiedostoina Ilmoitin.fi-palvelun kautta. Näiden eSARA-tiedostojen käyttö päättyy syyskuussa 2025.
”Suosittelemme, että eSARA-tiedostoja lähettävät työnantajat valmistautuvat jo tänä vuonna hakemaan etuuksia tulorekisterissä”, kehittämisen asiantuntija Jenni Leväniemi Kelasta sanoo.
Jenni korostaa, että tulorekisterin kautta hakeminen voi vapauttaa huomattavasti yrityksen resursseja, kun tieto työntekijän palkallisesta poissaolosta ja sitä koskeva työnantajan etuushakemus siirtyy Kelaan automaattisesti.
”Jos vielä sairauspäivärahahakemuksiin tarvittavat lääkärintodistukset välitetään sähköisesti suoraan terveydenhuollosta Kelaan, hakemusprosessi on työnantajan osalta käytännössä täysin automatisoitu.”
Pienemmät työnantajat voivat myös halutessaan siirtyä hakemaan Kelan tukia tulorekisterissä tai jatkaa Työnantajan asiointipalvelussa. Työnantajan asiointipalvelu uudistuu syksyllä 2024, jolloin esimerkiksi liitteet voi lähettää asiointipalvelussa.
Palkkajärjestelmä ajoissa kuntoon
Jäljellä oleva reilun vuoden siirtymäaika kannattaa nyt käyttää hyväksi, koska työnantajat saattavat joutua tekemään muutoksia palkkajärjestelmiinsä. Jotta Kelan tukia voi hakea tulorekisterissä, palkkaohjelmasta pitää pystyä ilmoittamaan myös poissaolotiedot.
“Muutoksesta kannattaa sopia jo nyt järjestelmätoimittajan kanssa”, Jenni toteaa.
Palkeiden Sanna-Riikka neuvoo hänkin ajoissa varmistamaan toimintamallin, joka sopii oman organisaation prosesseihin.
”Sen jälkeen voi sitten aika varmoin askelin lähteä edistämään asiaa Kelan kanssa”, Sanna-Riikka sanoo.
Palkeet on saanut Kelasta neuvoja ja palautetta kehitystyön vaiheissa.
”Meillä on ollut Kelan kanssa yhteisiä kehityspalavereja. Edelleenkin, jos tulee ongelmatilanteita, voimme ottaa matalalla kynnyksellä yhteyttä Kelaan ja kysyä neuvoa ja mielipidettä”, Sanna-Riikka mainitsee.
Työnantaja – siirry tulorekisterin käyttäjäksi
Kela kehittää tulorekisterin kautta hakemista yhdessä Verohallinnon tulorekisteriyksikön kanssa.
Ilmoittimen kautta lähetettävien eSARA-tiedostojen käyttö päättyy syksyllä 2025, ja isojen työnantajien tulee viimeistään silloin siirtyä hakemaan korvauksia tulorekisterin kautta.
Päivärahaa voi edelleen hakea Kelan sähköisessä asiakaspalvelussa. Voit hakea tulorekisterissä sairauspäivärahaa, vanhempainpäivärahoja, kuntoutusrahaa ja perhevapaakorvausta.
Tulorekisterin kautta hakeminen hyödyttää työnantajaa
- Virheet vähenevät
- Paperittomuus
- Aikaa säästyy
- Työnkuva vaihtuu mielekkäämmäksi.
Teksti Arja Krank Kuvat, videot ja editointi Antti Kemppainen
