Elektroniska system sparar tid och pengar. Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning Palkeet har arbetat för att automatisera personalförvaltningen i största möjliga utsträckning för att till exempel förbättra lönerapporteringsprocessen.
När löneutbetalningssystemet integrerades i inkomstregistret för ungefär fem år sedan, var servicekoordinatorn Riia Aarnio och servicespecialisten Sanna-Riikka Salonen med och utvecklade integrationen i Palkeet. För tre år sedan övergick Palkeet till att använda inkomstregistret även för FPA-ärenden.
”Vi gick med så snart FPA gjorde det möjligt att ansöka om dagpenning via registret”, säger Riia.
Sanna-Riikka nämner att Palkeet, som tillhandahåller ekonomi-, personal- och IKT-tjänster till olika ämbetsverk och institutioner inom statsförvaltningen, vill vara en föregångare.
”När det kommer nya system eller arbetssätt och verksamhetsmodeller vill vi ta del av utvecklingen. Smidiga tjänster och processer är också en del av våra principer.”
Automatisering gör arbetet smidigare
Arbetsgivaren kan nu uträtta FPA-ärenden via inkomstregistret, vilket effektiviserar arbetet avsevärt. Före integreringen i inkomstregistret ansökte man manuellt om dagpenning i FPA:s e-tjänst.
”Numera föredrar man att ha så automatiserade och smidiga processer som möjligt i stället för det manuella arbete som tidigare utfördes. Varje år skickas cirka 36 000 förfrågningar om löneuppgifter om frånvaro till Palkeet”, säger Riia.
Automatiseringen har gjort arbetet mer meningsfullt för Palkeets anställda.
”Det har blivit möjligt att öka expertisen i vårt arbete och den har blivit mer mångsidig. Våra tjänster har utökats. När tiden besparas för det som är väsentligt, kan vi erbjuda mer stöd till chefer och HR genom tilläggstjänster”, säger Riia.
När man undersökte tidsbesparingen med den nya verksamhetsmodellen visade det sig till exempel att det bara tog en bråkdel av tiden att lämna in en ansökan till FPA: tidigare tog det tio minuter att göra en ansökan i FPA:s e-tjänst, med den nuvarande modellen tar det bara ett par minuter.
Användningen av inkomstregistret automatiserar löneförvaltningen.
Användningen av inkomstregistret för FPA-ärenden bör tas i bruk under 2024.
Utveckling tillsammans med FPA
Integrationen av systemen gjordes i samarbete med FPA och utvecklingen tog ett halvår. Före implementeringen testades systemet så ofta och så väl att inga överraskningar uppstod efter implementeringen.
”När vi började implementera den nya verksamhetsmodellen tillsammans med kunderna visste vi redan mycket väl vad som väntade. Vi fortsätter att utveckla systemet vidare och testar kontinuerligt funktionen”, berättar Sanna-Riikka.
Även om systemet är tänkt att vara helt automatiskt behövs även ”gammaldags” kommunikation.
”Om något är oklart brukar man ringa Palkeet direkt från FPA. Förfrågningarna har visserligen minskat väldigt mycket”, fortsätter Sanna-Riikka.
Arbetsgivare, observera: förändringar i anmälningssätten 2025
De stora arbetsgivare som ännu inte har ansökt om FPA-förmåner i inkomstregistret har kunnat skicka ansökningarna som eSARA-filer via Ilmoitin.fi. Denna möjlighet försvinner i september 2025.
”Vi rekommenderar att de arbetsgivare som skickar eSARA-filer redan i år förbereder sig för att ansöka om förmåner i inkomstregistret”, säger utvecklingsspecialist Jenni Leväniemi från FPA.
Jenni betonar att ansökan via inkomstregistret kan frigöra avsevärda resurser för företaget när informationen om en arbetstagares avlönade frånvaro och arbetsgivarens ansökan om förmåner överförs automatiskt till FPA. Behovet av bilagor minskar också.
”Om läkarintygen som behövs för ansökningar om sjukdagpenning också överförs elektroniskt direkt från hälso- och sjukvården till FPA är ansökningsprocessen i praktiken helt automatiserad för arbetsgivaren.”
Små arbetsgivare kan också om de vill övergå till att ansöka om FPA-förmåner i inkomstregistret, eller fortsätta i e-tjänsten för arbetsgivare. E-tjänsten för arbetsgivare förnyas hösten 2024 och då kan t.ex. bilagor skickas i e-tjänsten.
Få ordning på lönesystemet i god tid
Det lönar sig att använda den över ett år långa övergångsperioden, eftersom arbetsgivarna kan behöva göra ändringar i sina lönesystem. För att arbetsgivaren ska kunna ansöka om FPA-förmåner i inkomstregistret måste arbetsgivaren via sitt lönesystem också kunna anmäla frånvarouppgifter i inkomstregistret.
“Det lönar sig att komma överens om förändringen med systemleverantören redan nu”, konstaterar Jenni.
Sanna-Riikka från Palkeet råder också om att i god tid säkerställa en verksamhetsmodell som passar den egna organisationens processer.
”Därefter kan man med ganska stor säkerhet fortsätta utvecklingen tillsammans med FPA”, säger Sanna-Riikka.
Palkeet har fått råd och respons från FPA under hela utvecklingsarbetet.
”Vi har haft gemensamma utvecklingsmöten med FPA. Om det ändå skulle uppstå problem kan vi kontakta FPA med låg tröskel och be om råd och åsikter”, säger Sanna-Riikka.
Arbetsgivare – börja använda inkomstregistret
FPA utvecklar ansökan via inkomstregistret tillsammans med Skatteförvaltningens inkomstregisterenhet.
Användningen av eSARA-filer som skickas via Ilmoitin upphör hösten 2025, och stora arbetsgivare ska senast då övergå till att ansöka om ersättning via inkomstregistret.
Du kan fortfarande ansöka om dagpenning via FPA:s e-tjänst. I inkomstregistret kan du ansöka om sjukdagpenning, föräldradagpenning, rehabiliteringspenning och familjeledighetsersättning.
Ansökan via inkomstregistret gynnar arbetsgivaren
- Färre fel
- Kräver inga papper
- Besparar tid
- Arbetet blir mer meningsfullt.
Text Arja Krank Bilder, video och redigering Antti Kemppainen