Kela luovuttaa asiakkaidensa tietoja yhteistyökumppaneille vain tietyin edellytyksin. Koska etuustiedot ovat salassa pidettäviä, yhteistyökumppanilla pitää olla lakiin perustuva oikeus tietojen saamiseen tai sitten asiakkaan on täytynyt antaa Kelalle lupa tietojen luovuttamiseksi kolmannelle osapuolelle.
Lain mukanaan tuoma oikeus takaa sen, että kumppani saa Kelasta työtehtävänsä hoitamiseksi tarvittavat tiedot. Asiakkaan antama lupa puolestaan saattaa antaa laajemmat oikeudet tietojen saamiseen tai asian hoitamiseen. Oikeus tiedonsaantiin tulee aina perustella, olipa kyse lakiin kirjatusta oikeudesta tai asiakkaan luvasta.
Oikeus tiedonsaantiin tulee aina perustella, olipa kyse lakiin kirjatusta oikeudesta tai asiakkaan luvasta.
Avaan vielä esimerkin kautta sitä, mitä tarkoitan asiakkaan Kelalle antamalla luvalla. Ajatellaan seuraava tilanne: olet tavannut asiakkaan ja olette yhdessä miettineet epäselviä Kela-asioita. Asiakas on poistunut jo tapaamisesta ja on pyytänyt sinua hoitamaan asian Kelan kanssa. Soitat Kelaan ja ilmoitat puhelun alussa, että asiakas antoi luvan soittaa. Ihmettelet, kun Kelasta sanotaan, ettet voikaan saada asiakkaan tietoja. Tällaisessa tilanteessa asiakas ei ole ilmaissut lupaa Kelalle vaan sinulle, eikä asiakkaan antama lupa ole silloin riittävä.
Kyse on siitä, että tiedon luovuttaja – eli tässä tapauksessa Kela – on aina vastuussa luovuttamastaan tiedosta ja siksi tiedon luovuttajan on oltava täysin varma siitä, että asiakas ymmärtää mitä tietoa ollaan luovuttamassa ja kenelle. Näin ollen asiakkaan on annettava lupa suoraan tiedon luovuttajalle, eli Kelalle, eikä tietojen kysyjälle eli sinulle.
Tiedon luovuttaja on aina vastuussa luovuttamastaan tiedosta.
Aina asiakkaan lupaa ei kuitenkaan tarvita. Sinulla voikin olla laissa säädetty oikeus saada asiakkaan tietoja oman työtehtäväsi hoitamiseksi. Soittaessasi emme kiinnitäkään huomiota mainitsemaasi asiakkaan lupaan, vaan alamme kysellä tarkemmin sinun työstäsi. Usein käy niin, että kertomasi perusteella sinulla onkin lain puitteissa oikeus saada tietoja. Älä siis ihmettele, jos alammekin kysellä tarkemmin työtehtävästäsi tai siitä miksi näitä tietoja kysyt ja mitä näillä tiedoilla on tarkoitus tehdä. Emme kysele näitä huviksemme tai kiusataksemme. Koska Kelalla on tiedon luovuttajan vastuu asiakkaan tietosuojasta, meidän pitää varmistua siitä, ettei kenenkään tietoja ei luovuteta perusteetta.
Kelan pitää varmistua siitä, ettei kenenkään tietoja ei luovuteta perusteetta.
Kaikista varmin keino tähän viimeiseksi: asiakkaan antama suostumus. Asiakas voi antaa suostumuksensa tietojen luovuttamiseen kolmannelle osapuolelle joko kirjallisesti tai suullisesti. Jos soitat asiakkaan kanssa yhdessä, voimme kysyä luvan siinä yhteydessä tai tarvittaessa soitamme asiakkaalle välipuhelun ja pyydämme luvan. Suullisesti annettu lupa kattaa vain sen kyseisen puhelun. Seuraavaan soittoon tarvitaan uusi lupa. Jos on tarve saada pidempiaikainen lupa tietojen saamiseen, asiakas voi toimittaa suostumuksen tietojen luovuttamiseksi joko kirjallisesti postilla tai OmaKelan kautta. Jos tietojen kyselyn lisäksi hoidat asiakkaan asioita hänen puolestaan, Kelaan pitää toimittaa valtakirja, jossa asiakas valtuuttaa sinut edustamaan itseään asioiden hoidossa.
Tämä voi tuntua hankalalta ja asiakkaan asian hoitamisen vaikeuttamiselta. Kyselemme yhtä ja toista, penäämme asiakkaan lupaa ja vielä saatamme soitella asiakkaalle välipuhelua luvan saamiseksi. Meidän kaikkien toivetila on kuitenkin saada asiakkaan asia hoidettua helposti ja sujuvasti kerralla kuntoon. Ei siis kannata ihmetellä sitä, miksi Kela kyselee ehkä vähän outojakin juttuja tai soittaa asiakkaalle välillä. Koska Kela käsittelee hyvin arkaluontoisia ja salassa pidettäviä tietoja, meidän on yksinkertaisesti oltava varmoja siitä, että asiakkaan tiedot ovat turvassa eikä tietosuojavaltuutettu ole huomenna antamassa Kelalle noottia asiakkaan tietosuojan vaarantamisesta.
