Yrittäjä & Työnantaja 4 min

Osuuskauppa Arina otti digiloikan työterveys­huollon korvausten hakemisessa

Työnantajan on aiempaa helpompi ja nopeampi hakea työterveyshuollon korvaukset. Hakemuksessa ilmoitettavat toiminta- ja kustannustiedot tulevat työterveyshuollosta suoraan Kelan verkkopalveluun työnantajan henkilöstöhallinnon täydennettäviksi.

Kuuntele artikkeli
teksti Juha-Pekka Honkanen kuvat Harri Tarvainen 6.2.2018

Osuuskauppa Arinan 2 700 työntekijää työskentelevät laajalla toimialalla. HR-asiantuntija Piia Törmän (oik.) mukaan myymälää ja ravintolan keittiötä yhdistää fyysisesti kuormittava työ.

Osuuskauppa Arina on pinta-alaltaan Suomen laajin ja myös henkilöstömäärältään yksi maan suurimmista osuuskaupoista. Arinan HR-asiantuntija Piia Törmä kertoo, että keskimäärin sen palveluksessa on noin 2 700 henkeä. Suuri työntekijämäärä tarkoittaa myös monipuolista työterveyspalvelujen käyttöä: sekä ennaltaehkäisevää työtä että akuuttisairaanhoitoa.

Piian mukaan työterveyshuollossa painotetaan ennaltaehkäisyä, mutta Arinalla on myös laaja sairaanhoidon sopimus sen työntekijöille. Arinalla on lähes 200 toimipaikkaa, joten viiden vuoden välein tehtäviä työpaikkaselvityksiä on käynnissä jossain päin Pohjois-Suomea lähes jatkuvasti.

”Työterveyshuolto ei saa olla vain tulipalojen sammuttamista.”

Työterveyshuollon kustannukset jakautuvat kahteen korvausluokkaan: Ensimmäiseen kuuluu lakisääteinen, ehkäisevä ja työkykyä ylläpitävä toiminta, kuten työpaikkaselvitykset ja terveystarkastukset. Toiseen kuuluu yleislääkäritasoinen sairaanhoito.

”Ennaltaehkäisevä työ ja siten ensimmäisen korvausluokan toiminta painottuu myös tilastoissa, sillä työterveyshuolto ei saa olla vain tulipalojen sammuttamista. Meillä on käytössä varhaisen tuen malli ja teemme säännöllisesti sitä tukevia projekteja eri kumppanien kanssa.”

Piia Törmä kertoo, että Arinan työterveyshuollossa painotetaan ennaltaehkäisyä.

Arinalla on vähittäis- ja erikoistavarakauppaa, liikennemyymälöitä, ravintoloita ja hotelleja Pohjois-Pohjanmaalla ja Ylä-Lapissa. Lisäksi Jyväskylästä, Kokkolasta ja Seinäjoelta löytyvät Pukumiehen myymälät ovat Arinan liikkeitä.

”Lähes kaikkia Arinan työntekijöitä yhdistää se, että työ on fyysisesti raskasta, joten ennaltaehkäisevällä työllä on merkittävä tehtävä.”

Sähköinen korvaus­hakemus syntyy lähes automaattisesti

Työnantajat hakevat työterveyshuollon korvaukset Kelasta keskitetysti vuosittain. Arinan Piia Törmä sanoo, että sähköisen hakemuksen käyttöönotto on helpottanut korvaushakemuksen tekemistä ja ennen kaikkea tuonut siihen lisää varmuutta.

”Aiemmin virheen vaara oli olemassa jatkuvasti, kun tietoja siirrettiin käsin lomakkeelta toiselle. Kun lukuja kopioitiin eivätkä eri lomakkeiden tiedostomuodotkaan aina sopineet yhteen, työ oli paljon hitaampaa”, Piia toteaa.

Arina ryhtyi hakemaan työterveyshuollon korvauksia sähköisesti kaksi vuotta sitten. Sitä ennen korvaushakemukset tehtiin keräämällä työterveyshuollon kustannustiedot Kelan pdf-muotoisiin lomakepohjiin. Tämän jälkeen lomakkeet tulostettiin ja lähetettiin kirjepostissa Kelaan. Sähköinen hakemus syntyy sen sijaan lähes automaattisesti.

Niila Neuvosen (oik.) työ kaupassa on HR-asiantuntija Piia Törmälle tuttua. Piia on aloittanut uransa myymälän puolella.

Työterveys­huollon taustatiedot hakemukseen suoraan palvelun­tuottajalta

Arinan työterveyspalveluja tuottavan Mehiläisen asiakkuuspäällikkö Jaana Kähkönen kertoo, että työnantajan korvaushakemuksen esitiedot haetaan potilastietojärjestelmästä laskutukseen perustuen. Mehiläisestä tiedot toimitetaan sähköisesti Kelan asiointipalveluun. Jaanan mukaan järjestelmä on pitkälle automaattinen ja sähköinen, joten inhimillisen virheen vaara on saatu minimoitua.

”Suoriteperusteinen tilastointi tehdään eri korvausluokkiin jaoteltuna korvauslomakkeen oikeisiin kohtiin suoraan potilastietojärjestelmästä. Siksi voimme helposti tarkistaa tietojen oikeellisuuden, ja tämän jälkeen ne ovat napin painalluksella asiakkaamme käytössä”, Jaana sanoo.

”Järjestelmä on pitkälle automaattinen ja sähköinen, joten inhimillisen virheen vaara on saatu minimoitua.”

Arinan henkilöstöhallinnon tehtäväksi jää täydentää puuttuvat tiedot, kuten työntekijämäärä ja esimerkiksi korvattavien ensiapuvälineiden kustannukset. Sitten hakemus käsitellään Arinan työsuojelutoimikunnassa, jonka antaman lausunnon jälkeen työnantaja lähettää sähköisen korvaushakemuksen Kelan käsiteltäväksi.

Työterveyshuollon korvauksia haetaan tilikausittain. Hakuaikaa on kuusi kuukautta. Arinan Piia Törmä pitää prosessia toimivana.

”Sähköiseen hakemuksen voi käydä kirjaamassa yhden sivun, tallentaa ja palata jatkamaan kirjauksia myöhemmin. Sähköinen järjestelmä kannattaa ehdottomasti ottaa käyttöön!”

Videolla esitellään työterveyshuollon korvausten verkkohakemus ja opastetaan työantajia sen täyttämisessä.

Kysy työterveys­huollon korvausten verkko­hakemisesta palvelun­tuottajaltasi

  • Työnantaja voi hakea työterveyshuollon kustannusten korvauksia Kelan työterveyshuollon asiointipalvelussa. Työnantajalle maksuton asiointipalvelu auttaa työterveyshuollon korvausten hakemisessa.
  • Kaikille osapuolille on sujuvinta, jos työterveyshuollon palveluntuottaja voi lähettää hakemuksen pohjatiedot suoraan Kelaan ja työnantaja vain omalta osaltaan täydentää hakemuksen. Muutoin työnantaja joutuu täyttämään verkkohakemuksen ilman pohjatietoja.
  • Verkkopalvelu antaa kuittauksen, kun hakemus on vastaanotettu Kelassa.
  • Verkkopalvelu ohjaa hakemuksen täyttämisessä ja tarkistaa, että pakolliset tiedot on annettu oikeassa muodossa.
  • Verkkopalvelu näyttää aiemmin lähetetyt verkkohakemukset ja verkkohakemusten pohjalta tehdyt päätökset.
  • Keskeneräinen hakemus säilyy verkkopalvelussa puoli vuotta. Palvelusta voi tarvittaessa tulostaa sekä luonnoksen että valmiin hakemuksen.

Asiantuntijoina suunnittelijat Sari Kajaani ja Helena Säyriö Kelasta.