Gå till innehåll

Först samkommun, snart välfärdsområde – vad man i Österbotten lärt sig om att sköta arbetsgivarärenden

FPA betjänar | 10.8.2022
Österbottens välfärdsområde gjorde en tjuvstart genom att i form av samkommun övergå till välfärdsområde i början av 2022. Övergången medförde utmaningar också i skötseln av arbetsgivarens FPA-ärenden. Det man lärde sig gagnar såväl Österbotten som beredningen i de övriga välfärdsområdena.
Lyssna på artikeln
Suuri silta merenrannalla.

I början av 2022 överfördes 13 österbottniska kommuners social- och hälsovårdstjänster till den nya samkommunen för välfärdsområdet. Även om beredningen inleddes redan 2020 räckte tiden inte till för att bereda alla ärenden och överraskningar kunde inte undvikas. Vi frågade Österbottens välfärdsområde, vad man lärt sig av beredningen.

En av de viktigaste lärdomarna var att en del ärenden hade krävt mera administrativ personal för samordning av helheten och också för planering på detaljnivå. De här lärdomarna är till nytta då följande skede, det självstyrande välfärdsområdet, bereds i Österbotten och när välfärdsområdet inleder verksamheten i början av 2023.

I många ärenden skulle man ha behövt mera administrativ personal för att samordna helheten.

Vi frågade samkommunens HR-direktör Ann-Charlott Gröndahl och kommunikationsdirektör Petra Fager, hur arbetsgivarärendena har skötts i Österbotten, vad man lärt sig under det gångna halvåret och hur utmaningarna har klarats av.

Hur har arbetsgivarärendena skötts i Österbotten?

I Österbotten sköts nästan alla arbetsgivarens FPA-ärenden (95 procent) av bolaget Mico Botnia, som samkommunen är delägare i. Bolaget sköter exempelvis de arbetsgivarärenden som gäller sjukfrånvaro, familjeledigheter och karantäner.

Välfärdsområdet sköter själv ansökningarna om FPA-ersättningar som anknyter till företagshälsovården. Den nya organisationen ansöker för första gången om ersättningar gällande 2022 först våren 2023.

Vilka arbetsgivarärenden har medfört utmaningar?

Det fanns mycket sådant att utreda i övergångsskedet som inverkade på de ersättningar som FPA betalar. Det handlade exempelvis om tider av frånvaro som matats in i systemet med fel kod. Till exempel föräldraledigheter hade matats in i systemet som annan tjänstledighet.

Därtill måste dagpenningsansökningar göras i flera organisationer: den gamla organisationen ansvarade för dem fram till årsskiftet och välfärdsområdet efter årsskiftet.

I övrigt har det förekommit utmaningar i personalförvaltningen i fråga om olika korta och timbaserade anställningsförhållanden. Även om ett stort utredningsarbete har gjorts i fråga om personalen och kommunerna har lämnat in uppgifter om den övergående personalen, överraskade den stora mängden vikarier och den brokiga administrationen av anställningsförhållanden.

Delvis hade det också skett förändringar och tillkommit nytt i de uppgifter som samlades in av kommunerna under hösten. Det här gjorde att exempelvis uppgifter om semestrar eller överenskomna ledigheter inte överfördes till välfärdsområdet.

I övergångsskedet måste man utreda flera sådana ärenden som inverkade på de ersättningar som FPA betalar.

Hur har man klarat av utmaningarna?

När den enorma mängden vikarier uppdagades beslöt vi att 300 vikarier i olika uppgifter och tjänster, huvudsakligen  vårdpersonal, skulle göras ordinarie. Då vikarier arbetar som ordinarie tillför det kontinuitet för både arbetstagaren och arbetsgivaren. Det här underlättar också det administrativa arbetet.

Hanteringen av andra ärenden som gäller anställningsförhållandena för vikarier har också hela tiden utvecklats. Det är viktigt att kunna reagera snabbt på utmaningar. Vi har informerat personalen och cheferna och försökt förutse olika situationer och vid behov betalat ut löneförskott.

Hur har skötseln av ärenden påverkats av att en del arbetsgivarfunktioner har lagts ut?

I omställningssituationer är det viktigt att samarbeta och föra aktiv diskussion med serviceproducenten för att man tillsammans ska kunna hitta de underliggande orsakerna till utmaningarna. En förutsättning för smidiga tjänster är att serviceproducenten känner kundorganisationen väl.

I omställningssituationer krävs det uthållighet och flexibilitet också av serviceproducenten för att processerna ska kunna försättas i det skick som den nya organisationen kräver. Serviceproducentens personalsituation och kunnande är lika viktiga som den egna organisationens.

En förutsättning för smidiga tjänster är att serviceproducenten känner kundorganisationen väl.

Vilken är den viktigaste lärdomen för de andra nya välfärdsområdena?

Alla nya välfärdsområden har egna särdrag och det lönar sig att spegla den egna beredningen mot dessa. En och samma utmaning kan ta sig olika uttryck i olika områden. Gemensamt för alla är att inte ens god beredning och riskbedömning nödvändigtvis räcker till för att man ska kunna förebygga alla problem. Det är viktigt att säkerställa att det finns tillräckligt mycket kunnig personal i de administrativa uppgifterna.

Vad förändras när Österbottens samkommun omvandlas till välfärdsområde?

Vid årsskiftet 2022/2023 får vi cirka tusen nya arbetstagare till välfärdsområdet. De kommer från specialomsorgstjänsterna (Esko och Kårkulla samkommuner), räddningstjänsterna (Österbottens räddningsverk och Mellersta Österbottens och Jakobstads räddningsverk) samt från social- och hälsovårdstjänsterna (Kronoby kommun och samkommunen Soite samt Korsnäs kommun). I och med erfarenheterna från det här året är vi bättre förberedda för välfärdsområdesreformen 2023.

  • Vad vill du läsa om?

    Föreslå idéer om artiklar till redaktionen för mittiallt.fi.