Vuoden 2022 alussa 13 kunnan sosiaali- ja terveydenhuollon palvelut siirrettiin Pohjanmaalla uudelle hyvinvointialueen kuntayhtymälle. Vaikka muutosta oli valmisteltu jo vuodesta 2020, joidenkin asioiden valmistelulle jäi liian vähän aikaa, eikä yllätyksiltä vältytty. Kysyimme Pohjanmaan hyvinvointialueelta, mitä valmistelusta opittiin.
Yksi tärkeimmistä opeista oli se, että monissa asioissa olisi tarvittu enemmän hallinnollista henkilökuntaa kokonaisuuden koordinointiin ja myös yksityiskohtien suunnitteluun. Opeista on hyötyä, kun Pohjanmaalla valmistellaan seuraavaa vaihetta, itsehallinnollista hyvinvointialuetta, joka käynnistyy vuoden 2023 alussa.
Monissa asioissa olisi tarvittu enemmän hallinnollista henkilökuntaa kokonaisuuden koordinointiin.
Kysyimme kuntayhtymän henkilöstöjohtaja Ann-Charlott Gröndahlilta ja viestintäjohtaja Petra Fagerilta, miten työnantaja-asiat on Pohjanmaalla hoidettu, mitä puolen vuoden aikana on opittu ja miten haasteita on ratkaistu.
Miten työnantaja-asiat on hoidettu Pohjanmaalla?
Pohjanmaalla lähes kaikki työnantajan Kela-asiat (95 %) on ulkoistettu Mico Botnia -yhtiölle, jossa kuntayhtymä on osaomistajana. Se huolehtii esimerkiksi sairauspoissaoloihin, perhevapaisiin ja karanteeneihin liittyvistä työnantaja-asioista.
Hyvinvointialue hoitaa itse työterveyshuoltoon liittyvien Kela-korvausten hakemisen. Ensimmäistä kertaa uusi organisaatio hakee korvauksia vasta keväällä 2023 vuoden 2022 kustannuksista.
Mitkä työnantaja-asiat ovat aiheuttaneet haasteita?
Siirtymävaiheessa oli useita selvitettäviä asioita, joilla oli vaikutusta Kelan maksamiin korvauksiin. Ne koskivat esimerkiksi poissaoloja, jotka oli syötetty järjestelmään väärällä koodilla. Esimerkiksi vanhempainvapaa oli syötetty järjestelmään muuna virkavapaana.
Lisäksi päiväraha-anomuksia piti tehdä useammassa organisaatiossa: vanha organisaatio vastasi niistä vuodenvaihteeseen saakka ja hyvinvointialue vuodenvaihteen jälkeen.
Muilta osin henkilöstöhallinnossa on ollut haasteita lyhyiden ja tuntiperustaisten palvelussuhteiden kanssa. Vaikka henkilöstöstä oli tehty suuri määrä selvitystyötä ja kunnat olivat toimittaneet siirtyvän henkilöstön tietoja, sijaisten suuri määrä ja palvelussuhteiden hallinnoinnin kirjo yllättivät.
Osittain kunnilta syksyn aikana kerättyihin tietoihin oli myös ehtinyt tulla muutoksia ja lisäyksiä, minkä vuoksi esimerkiksi lomiin tai sovittuihin vapaisiin liittyviä tietoja ei siirtynyt hyvinvointialueelle.
Siirtymävaiheessa oli useita selvitettäviä asioita, joilla oli vaikutusta Kelan maksamiin korvauksiin.
Miten haasteita on ratkaistu?
Kun sijaisten valtava määrä tuli ilmi, päätimme vakinaistaa 300 eri tehtävissä ja palveluissa työskentelevää sijaista, pääosin hoitohenkilöstöä. Vakituisena sijaisena toimiminen tuo jatkuvuutta työntekijälle ja työnantajalle. Se helpottaa myös hallinnollista työtä.
Muiden sijaisten palvelussuhdeasioiden käsittelyä on koko ajan kehitetty. On tärkeää pystyä reagoimaan haasteisiin nopeasti. Olemme tiedottaneet henkilöstöä ja esihenkilöitä ja pyrkineet ennakoimaan tilanteita ja maksaneet tarvittaessa palkkaennakkoa.
Miten asioiden hoitamiseen on vaikuttanut se, että osa työnantaja-toiminnoista on ulkoistettu?
Muutostilanteessa yhteistyö ja tiivis keskustelu palveluntuottajan kanssa on tärkeää, jotta voidaan yhdessä löytää haasteiden juurisyyt. Sujuvien palveluiden edellytyksenä on, että palveluntuottaja tuntee asiakasorganisaation hyvin.
Myös palveluntuottajalta vaaditaan muutostilanteissa kestävyyttä ja ketteryyttä, jotta prosessit saadaan uuden organisaation edellyttämään kuntoon. Palveluntuottajan henkilöstötilanne ja osaaminen ovat yhtä tärkeitä kuin oman organisaationkin.
Sujuvien palveluiden edellytyksenä on, että palveluntuottaja tuntee asiakasorganisaation hyvin.
Mikä on tärkein oppi muille tuleville hyvinvointialueille?
Kaikilla uusilla hyvinvointialueilla on omat erityispiirteensä, ja omaa valmistelua kannattaa peilata niiden kautta. Sama haaste voi näyttäytyä eri tavoin eri alueilla. Yhteistä kaikille on, että hyväkään valmistelu ja riskien arviointi eivät välttämättä riitä ehkäisemään kaikkia ongelmia. Tärkeää on varmistaa, että hallinnollisissa tehtävissä on riittävästi osaavaa henkilökuntaa.
Mikä muuttuu, kun Pohjanmaan kuntayhtymä vaihtuu hyvinvointialueeksi?
Vuoden vaihteessa 2023 saamme hyvinvointialueelle noin tuhat uutta työntekijää. He tulevat erityishuollon palveluista (Eskoon ja Kårkullan kuntayhtymät), pelastuspalveluista (Pohjanmaan pelastuslaitos ja Keski-Pohjanmaan ja Pietarsaaren pelastuslaitos) sekä sosiaali- ja terveydenhuollon palveluista (Kruunupyyn kunta ja kuntayhtymä Soite sekä Korsnäsin kunta). Tämän vuoden kokemusten myötä olemme valmiimpia vuoden 2023 hyvinvointialueuudistukseen.
