FÖRETAGARE & ARBETSGIVARE 5 min

Andelslaget Arina tog digitalt språng med ersättnings­ansökan för företags­hälsovård

Det är enklare och snabbare än tidigare för arbetsgivare att ansöka om ersättning för företagshälsovård. Verksamhets- och kostnadsuppgifterna, dvs. basuppgifterna som ska uppges i ansökan kan skickas direkt från företagshälsovården till FPA:s e-tjänst, där arbetsgivarens personalförvaltning kompletterar den.

Lyssna på artikeln
text Juha-Pekka Honkanen bilder Harri Tarvainen 6.2.2018

Handelslaget Arinas 2 700 anställda arbetar inom ett brett verksamhetsområde. Enligt HR-specialist Piia Törmä (t.h.) kan man dra likhetstecken mellan de fysiskt tunga arbetsuppgifterna i butiken och i restaurangköket.

Andelslaget Arina är etta av Finlands största andelslag både till ytan och och med tanke på personalmängden. Arinas HR-expert Piia Törmä berättar att andelslaget i genomsnitt sysselsätter omkring 2 700 personer. Den stora mängden arbetstagare innebär också mångsidigt anlitande av företagshälsovården, både förebyggande och som akut sjukvård.

Enligt Piia betonar företagshälsovården det förebyggande arbetet, men Arina har också ett omfattande avtal om sjukvård för sina anställda. Arina har nästan 200 verksamhetsställen, och eftersom arbetsplatsutredningarna ska göras med fem års mellanrum pågår det nästan alltid en arbetsplatsutredning på något håll i norra Finland.

”Företagshälsovård får inte endast handla om att släcka bränder.”

Företagshälsovårdens kostnader fördelas i två ersättningsklasser: I den första klassen ingår den obligatoriska, förebyggande och hälsofrämjande verksamheten som ska upprätthålla arbetsförmågan, t.ex. arbetsplatsutredningar och hälsokontroller. Sjukvård på allmänläkarnivå hör till den andra ersättningsklassen.

”Det förebyggande arbetet och sålunda verksamheten i den första ersättningsklassen syns även i statistiken, eftersom företagshälsovård inte endast får handla om att man släcker bränder. Vi tillämpar modellen om tidigt stöd och genomför regelbundet projekt som stöder detta tillsammans med olika partners.”

Piia Törmä berättar att man på Arina framhåller betydelsen av förebyggande företagshälsovård.

Arina har detalj- och specialvaruaffärer, trafikbutiker, restauranger och hotell i Norra Österbotten och Övre Lappland. Dessutom hör Pukumies-affärerna som finns i Jyväskylä, Karleby och Seinäjoki till Arina.

”Gemensamt för nästan alla Arinas arbetstagare är att arbetet är fysiskt tungt, och det förebyggande arbetet spelar en betydande roll.”

Den elektroniska ersättnings­ansökan är nästan automatisk

Arbetsgivarna ansöker om ersättning för företagshälsovård hos FPA centrerat en gång per år. Arinas Piia Törmä säger att ibruktagandet av den elektroniska ansökan har gjort det lättare att fylla i ersättningsansökan och framför allt gjort den säkrare.

”Tidigare fanns det alltid en risk för att begå fel, när uppgifterna överfördes för hand från en blankett till en annan. När siffrorna kopierades och de olika blanketternas filformat inte alltid passade ihop gick arbetet mycket långsammare”, konstaterar Piia.

Arina började ansöka om ersättningar för företagshälsovård elektroniskt för två sedan. Före det gjordes ansökningarna om ersättning genom att företagshälsovårdens kostnadsuppgifter hämtas in på FPA:s blankettmodeller i pdf-format. Därefter skrevs blanketterna ut och skickades per post till FPA. Den elektroniska ansökan uppstår däremot nästan automatiskt.

Niila Neuvonens (t.h.) arbetsuppgifter i butiken är bekanta för HR-specialist Piia Törmä. Piia startade sin karriär från affären.

Basuppgifterna om företags­hälsovården direkt från tjänste­producenten till ansökan

Kundchefen Jaana Kähkönen vid Mehiläinen, som producerar Arinas företagshälsovårdstjänster, berättar att basuppgifterna i arbetsgivarens ersättningsansökan ur patientdatasystemet på basis av faktureringen. Från Mehiläinen överförs uppgifterna elektroniskt till FPA:s e-tjänst. Jaana säger att systemet långtgående är automatiskt och elektroniskt, och att risken för att begå ett mänskligt fel har kunnat minimeras.

”Den prestationsbaserade statistiken förs in direkt ur patientdatasystemet i rätta fält fördelat på de olika ersättningsklasserna. Därför kan vi enkelt kontrollera att uppgifterna är riktiga och efter det behövs bara ett knapptryck för att uppgifterna ska stå vår kund tillförfogande”, säger Jaana.

”Systemet långtgående är automatiskt och elektroniskt, och att risken för att begå ett mänskligt fel har kunnat minimeras.”

Det återstår för Arinas personalförvaltning endast att fylla i de uppgifter som saknas, t.ex. antalet arbetstagare och kostnaderna för förstahjälpen-utrustning som ska ersättas. Därefter behandlas ansökan i Arinas arbetarskyddskommission och efter kommissionens utlåtande skickar arbetsgivaren iväg ersättningsansökan till FPA för behandling.

Ersättningsansökan för företagshälsovårdskostnader ska alltid göra per redovisningsperiod. Ansökningstiden är sex månader. Arinas Piia Törmä anser att processen fungerar.

”Man kan gå in och fylla i en sida i den elektroniska ansökan, spara den och fortsätta att föra in posterna senare. Det lönar sig definitivt att ta i bruk det elektroniska systemet!”

Fråga tjänste­producenten om ansökningarna om ersättnings­ansökan nätet

  • Arbetsgivaren kan ansöka om ersättning för kostnaderna för företagshälsovård i FPA:s e-tjänst för företagshälsovård. Den för arbetsgivaren avgiftsfria nättjänsten hjälper arbetsgivaren att ansöka om ersättning för företagshälsovård.
  • Det går smidigast för alla parter om den som producerar företagshälsovårdstjänsterna skickar basuppgifterna för ansökan direkt till FPA och arbetsgivaren endast kompletterar ansökan för sin egen del. Annars måste arbetsgivaren fylla i nätansökan utan dessa uppgifter.
  • E-tjänsten kvitterar att FPA har tagit emot ansökan.
  • E-tjänsten vägleder i ifyllandet av ansökan och kontrollerar att de obligatoriska uppgifterna har getts i rätt form.
  • E-tjänsten visar tidigare inskickade e-ansökningar och besluten som tagits utgående från dessa.
  • En oavslutad ansökan finns kvar i e-tjänsten i ett halvt år. Det är möjligt att vid behov skriva ut både utkastet och den färdiga ansökan.

Som sakkunniga planerare Sari Kajaani och Helena Säyriö från FPA.