Socialarbetare och socialhandledare har i ett drygt år redan kunnat skicka handlingar till FPA via förmånsdatatjänsten Kelmu. I fjol skickades redan över 87 000 handlingar den här vägen, bland annat kontoutdrag, räkningar, utlåtanden från socialvården och olika handlingar i anslutning till boende.
”Det underlättar arbetet då man på ett informationssäkert sätt kan lägga in handlingarna i Kelmu och de direkt hänförs till kundens uppgifter. Man kan också i efterhand kontrollera i Kelmu vad som redan har skickats in till FPA”, berättar Hanna Vaskuu, som är socialhandledare vid Birkalands välfärdsområde.
Kunderna är nöjda när informationen går vidare
Hanna Vaskuu har en lång erfarenhet av socialarbete. Hon kommer ännu ihåg den tiden när hon själv behandlade utkomststödsärenden i kommunen. När socialservicen för personer i arbetsför ålder nu i höst har omorganiserats vid Pirha, har Hanna varit med och introducerat de anställda i det nya servicekonceptet.
Nu instrueras kunderna att ringa till ett servicenummer som är gemensamt för hela välfärdsområdet eller att använda sig av en chatt där man alltid får kontakt med en yrkesperson inom socialvården. Tidigare skilde sig rådgivningen åt i de olika kommunerna, och när någon ringde kunde det vara t.ex. en byråsekreterare, förmånshandläggare eller socialarbetare som svarade i telefon.
”Vi har haft det ganska hektiskt och det har funnits mycket att informera om när vi övergick till en gemensam kundhandledning. Jag flyttade själv från socialförvaltningen i en liten kommun till det här teamet”, berättar Hanna.
Det underlättar arbetet då man på ett informationssäkert sätt kan lägga in handlingarna i Kelmu.
I Hannas arbete är Kelmu närvarande så gott som varje dag. När kunderna ringer och ber om förebyggande och kompletterande utkomststöd, reder man först ut varför FPA-ansökan har förkastats.
”Om jag inte får något svar av kunden kan jag kontrollera orsaken i Kelmu. En orsak till att ansökan har förkastats kan till exempel vara att kunden inte har lämnat in rätt bilagor till FPA. Om kontoutdrag fattas säger jag till kunden att nu måste du leta rätt på de här och skicka dem till FPA”, säger Hanna
Ofta hjälper Hanna också sina kunder att skicka in handlingar till FPA.
”Min erfarenhet är att kunderna är nöjda när informationen går vidare. Det är egentligen det enda de bryr sig om.”
En stor del av socialhandledarens arbetstid går åt till att hjälpa kunderna med FPA-ärenden, i synnerhet på sådana orter där FPA inte har en eget serviceställe som man kan besöka.
”Man har hela tiden känslan att är det här nu en uppgift för socialförvaltningen eller FPA? Om jag inte skulle behöva göra det här, kunde jag då sätta mer tid på annat, som att reda ut vilka tjänster som skulle vara lämpliga för kunden?”
Alla är ännu inte bekanta med de nya funktionerna i Kelmu
Möjligheten att skicka handlingar via Kelmu är enligt Hanna en fantastisk förbättring jämfört med e-post. Hennes erfarenhet är att alla ännu inte är bekanta med de nya funktionerna i Kelmu. Många arbetskamrater skickar ännu handlingar via e-post.
”Jag har visat många personer hur man kan skicka handlingar. Det är väldigt logiskt. Om något blev ogjort meddelar systemet det. Förstås måste man komma ihåg att avslutningsvis trycka på sänd-knappen.”
I sitt nuvarande arbete använder hon också Kelmu när hon besvarar FPA:s begäranden om uppgifter för sänkning av utkomststödets grunddel.
”I Tammerfors har det faktiskt varit så hektiskt att vi inte alltid har hunnit kontrollera situationen med kunden. Då har det varit bra att man från FPA har ringt till oss!”
Arbetsbördan har blivit lättare både här och där
Ursprungligen byggdes förmånsdatatjänsten Kelmu upp för att socialtjänsterna skulle kunna få tillgång till information som FPA hade. Åren 2018–2019 genomfördes en kartläggning av användarnas behov i FPA:s och kommunernas arbetsgrupper.
”I arbetsgrupperna försökte vi hitta lösningar på hur vi kan påskynda och förbättra handläggningen av våra gemensamma kunders ärenden. Både från FPA och från kommunerna framfördes det önskemål om en snabb och fungerande kanal för att skicka handlingar elektroniskt”, berättar Kaisa Timonen som är ansvarig planerare vid FPA:s grupp för informationsförmedling.
Nu behöver vi inte längre kontrollera om någon handling har kommit in till FPA.
Därefter har Kelmu utvecklats så att tjänsten fungerar för informationsförmedling i bägge riktningarna. Alla kommuner fick tillgång till en funktion för att skicka dokument (Lähetä asiakirja) i oktober 2022 och i början av 2023 utvidgades den nationellt till alla välfärdsområden.
Tidigare har våra samarbetspartner skannat dokumenten och skickat in dem till FPA via e-post. Vid FPA har hanteringen av bilagorna medfört många tidskrävande arbetsskeden.
”En handling som inkommer elektroniskt registreras genast bland kundens uppgifter och är färdigt namngiven så att ärendet kan avgöras snabbare”, preciserar Susanne Tikka, specialplanerare inom FPA:s riksomfattande kundrelationstjänster.
Reformen har också underlättat samarbetspartnernas arbetsbörda, eftersom de nu inte längre behöver kontrollera om någon handling har kommit in till FPA. Responsen har varit mycket bra och användargränssnittet är så enkelt att ingen har behövt några närmare instruktioner.
Försök med begäran om uppgifter pågår
I oktober 2023 inledde FPA ett försök som involverar tre välfärdsområden som får testa en ny funktion i Kelmu. I försöket medverkar tre områden: Norra Karelens välfärdsområde, Helsingfors stads norra enhet och Birkalands välfärdsområde.
FPA:s handläggningsspecialist Riikka, som är med i försöket, berättar att en direkt förbindelse mellan FPA och samarbetspartnerna är mycket efterlängtad. Det gör arbetet snabbare.
En av utmaningarna i samarbetet har hittills varit att samarbetspartnerna ser i Kelmu att ansökan väntar, men de kan bara se den första orsaken till att den väntar. I verkligheten kan en ansökan vänta på flera olika bilagor, t.ex. kontoutdrag och hyresavtal.
Nu kan Riikka begära de uppgifter hon behöver i sitt handläggningsarbete direkt från välfärdsområdet.
”I första hand försöker vi alltid begära en bilaga genom att ringa kunden Men det är långt ifrån alltid som vi lyckas nå kunderna per telefon. Därför är det ibland enklast att begära bilagan direkt av samarbetspartnerna i stället för att skicka ett brev med en begäran om tilläggsutredning och vänta och se om kunden sänder in bilagan”, preciserar Riikka och fortsätter:
”I fråga om grundläggande utkomststöd är den lagstadgade handläggningstiden 7 dagar, så ju snabbare vi får bilagan till FPA och ett beslut tas, desto bättre för alla parter. Det finns också många bilagor som vi lättare får från samarbetspartnerna än från kunden själv. Ett exempel på detta är den information om kartläggning av servicebehovet som vi behöver när vi överväger en sänkning av utkomststödets grunddel.”
Ju snabbare vi får bilagan till FPA, desto bättre för alla parter.
Riikka har positiva erfarenheter av att använda informationsbegäran, eftersom det ofta är svårt att få tag på samarbetspartnerna per telefon.
”Det här är ett snabbt och behändigt sätt att få en bilaga vi behöver av våra samarbetspartner utan att behöva köa i telefon. Försöket omfattar visserligen ett litet antal områden, så det har sänts ganska få begäranden om uppgifter”, funderar Riikka.
Försöket har gjort handläggningen av kundernas ansökningar snabbare, i och med att man snabbt har fått bilagorna via Kelmu. Funktionen har vidareutvecklats under försökets gång och man har t.ex. lagt till fler ämnen för begäran.
Läs också: Kom ihåg följande om du i arbetet behöver information om vilka förmåner din kund får
Så här har FPA utvecklat förmånsdatatjänsten Kelmu
FPA har under senare år utvecklat förmånsdatatjänsten och tanken är att utvecklingsarbetet ska fortsätta.
I oktober 2022 togs en ny funktion i bruk som låter anställda vid kommunernas socialservice skicka kundernas handlingar i förmånsdatatjänsten Kelmu (fpa.fi).
I oktober 2023 inledde FPA ett försök där FPA:s experter kan begära sådana uppgifter som behövs vid handläggningen av utkomststöd från välfärdsområdet. Avsikten är att försöket med funktionen begäran om uppgifter ska utvidgas under våren 2024, innan den öppnas upp för alla välfärdsområden. Ett försök som ska förbättra informationsutbytet mellan FPA och välfärdsområdena inleds i oktober (fpa.fi)
Nästa projekt i tur är att förnya användargränssnittet. Målet är att det nya gränssnittet ska tas i bruk under 2025 och det kommer även att finnas på svenska. Dessutom förbättras tjänstens användarbarhet fortlöpande utifrån den respons man fått.
