Yleinen 3 min

Paperilla tehty hakemus matkaa skannaukseen ennen käsittelyä

Kelan skannauskeskuksessa Pitäjänmäessä käsitellään päivittäin yli 120 000 sivua asiakaspostia.

Kuuntele artikkeli

https://www.ispeech.org

teksti Satu Kontiainen, kuvat Annika Söderblom 1.10.2017

Kello on 7.30, ja Kelan toimitaloon Pitäjänmäkeen on juuri saapunut kuorma-autolla aamun ensimmäinen posti – kolme rullakollista postin sinisiä laatikoita täynnä kirjeitä Kelaan.

Kelan skannauskeskukseen Pitäjänmäkeen on juuri saapunut aamun ensimmäinen posti.

Pitäjänmäessä toimii Kelan Eteläisen vakuutuspiirin skannauskeskus. Keskuksessa skannataan ja indeksoidaan vuodessa noin viisi miljoonaa asiakirjaa. Yhdessä asiakirjassa on keskimäärin neljä sivua, joten sivuja kertyy kuukaudessa jopa kaksi miljoonaa. Posti käsitellään sadan työntekijän voimin.

Mitä ripeämmin posti saadaan avattua ja skannattua, sitä nopeammin käsittelijät saavat hakemukset käsiteltäviksi.

Postia tulee lähes koko Etelä-Suomen alueelta. Posti käsitellään sadan työntekijän voimin.

Saapunut posti käsitellään pinoihin valmiiksi kuorenavauskoneille. Kone avaa peruskuoret, jotka ovat riittävän ohuita – eli valtaosan postista. Loput avataan perinteisillä pienillä kuorenavaajilla ja tarvittaessa käsin.

Kuorenavauskone avaa peruskuoret, jotka ovat riittävän ohuita. Loput avataan perinteisillä pienillä kuorenavaajilla ja tarvittaessa käsin.

Yhdellä avauskoneella työskentelee kerrallaan kolme henkilöä. Kone imaisee pinosta kirjeen kerrallaan leikkuriin, joka avaa kuoren kahdelta sivulta. Yksi työntekijä ottaa hakemuspaperit kuoresta esiin ja asettaa ne oikeinpäin liukuhihnalle. Liukuhihnan toisessa päässä istuvat työntekijät lajittelevat asiakirjoja. Lajiteltu posti kootaan hyllyyn odottamaan skannausta.

Posti skannataan saapumispäivänä

Yleensä puoleenpäivään mennessä kirjeet on lajiteltu ja avattu, ja skannaus voidaan aloittaa. Tavoitteena on, että asiakirjat saadaan skannattua saapumispäivänä. Mitä ripeämmin posti saadaan avattua ja skannattua, sitä nopeammin käsittelijät saavat hakemukset käsiteltäviksi.

Mitä ripeämmin posti tulee avattua ja skannattua, sitä nopeammin hakemukset saadaan käsiteltäviksi.

Skannausjäljen pitää olla selkeää sekä indeksoijaa että käsittelijää varten. Indeksoija antaa asiakirjoille tunnistetiedot, joiden perusteella asiakirjat ohjautuvat etuuden mukaisiin työjonoihin. Jonoista käsittelijä poimii työn kerrallaan ratkaistavaksi.

Kaikkein hankalimpia ovat kuitit, värikkäät Post-it-lappuset, passikopiot ja yliviivauskynällä lomakkeeseen tehdyt merkinnät.

Tummat asiakirjat, kuten kuvat ovat haastavia skannattavia. Kaikkein hankalimpia ovat kuitit, värikkäät Post-it-lappuset, passikopiot ja yliviivauskynällä lomakkeeseen tehdyt merkinnät. Kaikkien asiakkaan merkintöjen täytyy kuitenkin olla luettavissa. Vain tyhjät sivut saadaan poistaa skannauksessa.

Skannausvaiheessa tulee ensisijaisesti tarkistaa kuvan laatu ja että kaikki sivut tulevat kuvatuiksi.

Kelaan toimitetun kirjeen ympyrä sulkeutuu, kun skannattu asiakirja arkistoidaan. Arkisto ei ole kuitenkaan asiakirjojen hautausmaa, vaan se on aktiivisessa käytössä. Asiakirjapyyntöjä ja tarkistuspyyntöjä tulee päivittäin. Arkistonhoitaja välittää pyynnön sille, joka asiakirjan on skannannut.

Päivän postia valmiina odottamassa käsittelyä. Skannatut asiakirjat arkistoidaan.