Kello on 7.30, ja Kelan toimitaloon Pitäjänmäkeen on juuri saapunut kuorma-autolla aamun ensimmäinen posti – kolme rullakollista postin sinisiä laatikoita täynnä kirjeitä Kelaan.
Pitäjänmäessä toimii Kelan Eteläisen vakuutuspiirin skannauskeskus. Keskuksessa skannataan ja indeksoidaan vuodessa noin viisi miljoonaa asiakirjaa. Yhdessä asiakirjassa on keskimäärin neljä sivua, joten sivuja kertyy kuukaudessa jopa kaksi miljoonaa. Posti käsitellään sadan työntekijän voimin.
Mitä ripeämmin posti saadaan avattua ja skannattua, sitä nopeammin käsittelijät saavat hakemukset käsiteltäviksi.
Saapunut posti käsitellään pinoihin valmiiksi kuorenavauskoneille. Kone avaa peruskuoret, jotka ovat riittävän ohuita – eli valtaosan postista. Loput avataan perinteisillä pienillä kuorenavaajilla ja tarvittaessa käsin.
Yhdellä avauskoneella työskentelee kerrallaan kolme henkilöä. Kone imaisee pinosta kirjeen kerrallaan leikkuriin, joka avaa kuoren kahdelta sivulta. Yksi työntekijä ottaa hakemuspaperit kuoresta esiin ja asettaa ne oikeinpäin liukuhihnalle. Liukuhihnan toisessa päässä istuvat työntekijät lajittelevat asiakirjoja. Lajiteltu posti kootaan hyllyyn odottamaan skannausta.
Posti skannataan saapumispäivänä
Yleensä puoleenpäivään mennessä kirjeet on lajiteltu ja avattu, ja skannaus voidaan aloittaa. Tavoitteena on, että asiakirjat saadaan skannattua saapumispäivänä. Mitä ripeämmin posti saadaan avattua ja skannattua, sitä nopeammin käsittelijät saavat hakemukset käsiteltäviksi.
Skannausjäljen pitää olla selkeää sekä indeksoijaa että käsittelijää varten. Indeksoija antaa asiakirjoille tunnistetiedot, joiden perusteella asiakirjat ohjautuvat etuuden mukaisiin työjonoihin. Jonoista käsittelijä poimii työn kerrallaan ratkaistavaksi.
Kaikkein hankalimpia ovat kuitit, värikkäät Post-it-lappuset, passikopiot ja yliviivauskynällä lomakkeeseen tehdyt merkinnät.
Tummat asiakirjat, kuten kuvat ovat haastavia skannattavia. Kaikkein hankalimpia ovat kuitit, värikkäät Post-it-lappuset, passikopiot ja yliviivauskynällä lomakkeeseen tehdyt merkinnät. Kaikkien asiakkaan merkintöjen täytyy kuitenkin olla luettavissa. Vain tyhjät sivut saadaan poistaa skannauksessa.
Kelaan toimitetun kirjeen ympyrä sulkeutuu, kun skannattu asiakirja arkistoidaan. Arkisto ei ole kuitenkaan asiakirjojen hautausmaa, vaan se on aktiivisessa käytössä. Asiakirjapyyntöjä ja tarkistuspyyntöjä tulee päivittäin. Arkistonhoitaja välittää pyynnön sille, joka asiakirjan on skannannut.
