FÖRETAGARE & ARBETSGIVARE 3 min

En anställd blir familjeledig – vem sköter vad?

En erfaren löneräknare kan hjälpa arbetsgivaren sköta familjeledigheterna på ett smidigt sätt.

Lyssna på artikeln
text Redaktionen Päivi Maaniitty bild Antti Pulkkinen 2.1.2017

Katri Rohola, specialiserad på löne- och personaladministration och sedan länge anställd vid Silta Oy som löneräknare och numera systemexpert, återgick efter sin familjeledighet till arbetet förra hösten. Tillsammans med sin man har hon två flickor, 5 och 1,5 år gamla.

Den egna moderskapsledigheten gav ett nytt perspektiv även på det vardagliga arbetet där en av uppgifterna var att ta hand om löneräkningen för en anställd som blev moderskaps- eller faderskapsledig.

”Ur löneräknarens perspektiv beror mycket på om man i tillräckligt god tid får information om när den anställda ska bli moderskaps- eller faderskapsledig. Får man informationen i god tid kan man också i allmänhet sköta ärendet med FPA smidigt”, säger hon.

Enligt henne är faderskapsledigheter mer överraskande situationer än moderskapsledigheter, eftersom de kan inledas med mycket kort varsel. Papporna är ofta också faderskapslediga i flera repriser.

Rohola antar att små företag inte alltid har den erfarenhet och rutin som behövs för att smidigt sköta de här ärendena. För att en anställd på ett smidigt sätt ska kunna bli föräldraledig krävs samarbete mellan tre parter: den anställda, FPA och löneräknaren.

Elektroniska tjänster underlättar

När man känner till tidpunkten för moderskapsledigheten sköter löneräknaren ärendet med FPA via den elektroniska kundtjänsten. Via den skickas inkomstuppgifter för den anställda som ska bli ledig samt uppgifter om den lön arbetsgivaren betalar under ledigheten.

”I ganska många kollektivavtal har man avtalat om att betala lön för tre månader till den som blir moderskapsledig. Till den som blir faderskapsledig betalar arbetsgivaren i allmänhet lön för en vecka. Uppgifterna skickas till FPA via e-tjänsten för arbetsgivare, vilket har gjort handläggandet betydligt snabbare”, säger Rohola.

Man ansöker ofta om moderskaps- och faderskapspenning utifrån lönen för de senaste sex månaderna. DEt är möjligt ännu för dagpenningar som börjar under år 2019. Till den som gör ansökan meddelas sista datum för när uppgifterna om sexmånadersinkomsten ska finnas hos FPA. Men från år 2020 bestäms dagpenningsbeloppen utifrån årsinkomsten och då får FPA de löneuppgifter som arbetsgivaren meddelat till inkomstregistret. Då behöver man inte längre skilt skicka in löneuppgifter.

Tydliga anvisningar för de anställda i intranätet

Rohola tipsar arbetsgivare och löneräknare om att det lönar sig att på förhand se över hur processen med familjeledigheter ska fungera. För de anställda vore det också bra om det på företagets intranät eller i andra interna kommunikationskanaler skulle finnas tydliga anvisningar inför en eventuell föräldraledighet.

Hon uppmanar de anställda att själva vara så aktiva som möjligt, både vad gäller att söka information och även i att var i kontakt med chefen och lönekontoret.  När man gjort en ansökan till FPA kan man till exempel på eget initiativ meddela löneräknaren på förhand om att FPA snart inväntar uppgifter om lönen som betalas ut under ledigheten och då kan löneräknaren vara beredd på detta.

”Jag upplevde att det skulle ha varit bra att jag som löneräknare hade kommit i kontakt med dessa frågor redan innan det gällde mig själv”, minns Rohola.

LÖNEADMINISTRATIONENS, DEN ANSTÄLLDAS OCH FPA:S UPPGIFTER

LÖNEADMINISTRATIONEN:

  • beräknar personens lön enligt kollektivavtal och bestämmelser i lag.
  • lämnar en anmälan till FPA om den lön som arbetsgivaren utbetalar under familjeledigheten samt inkomsterna under de senaste sex månaderna, om personen vill att förmånerna ska beräknas enligt inkomsterna för de senaste sex månaderna och inte enligt de i beskattningen bestyrkta inkomsterna. Anmälan görs elektroniskt via arbetsgivarens e-tjänst eller på en Y17-blankett.
  • gör en elektronisk ansökan om arbetsgivarens ersättning av semesterkostnader via arbetsgivarens e-tjänst eller på blanketten SV18.
  • söker vid behov information och råd för arbetsgivare på FPA:s webbplats under Familjeledigheter

ARBETSTAGAREN:

  • meddelar arbetsgivaren om familjeledigheten senast två månader innan ledigheten inleds.
  • utreder om arbetsgivaren betalar lön under familjeledigheten och meddelar detta i sin ansökan till FPA.
  • gör en ansökan om föräldradagpenning till FPA tidigast när graviditeten pågått i 154 dagar och mödrarådgivningen skrivit ut ett intyg på graviditeten och senast två månader före beräknad tid (moderskapsledighet).
  • ber löneräknaren meddela FPA inkomsterna för de senaste sex månaderna om den anställda vill att förmånerna ska beräknas enligt inkomsterna för de senaste sex månaderna och inte enligt sex månaderna och inte enligt de i beskattningen bestyrkta inkomsterna.
  • lämnar in en ansökan om moderskapsunderstöd till FPA när graviditeten varat 154 dagar.
  • bifogar ett graviditetsintyg från mödrarådgivningen till ansökan när graviditeten har varat 154 dagar.
  • inlämnar ett intyg över eftergranskning till FPA så snabbt som möjligt efter granskningen (granskningen ska utföras inom 5–12 veckor efter förlossningen).
  • meddelar arbetsgivaren om tidpunkten för att återgå till arbetet eller om eventuell vårdledighet eller kommer överens om partiell vårdledighet senast två månader innan ledigheten inleds.
  • gör i fråga om vårdledighet en ansökan till FPA om barnavårdsstöd – vårdpenning, flexibel eller partiell vårdpenning och om eventuellt vårdtillägg.

FPA:

  • beslutar om föräldradagpenning eller barnavårdsstöd och skickar beslutet till den anställda.
  • beräknar förmånernas belopp.
  • skickar beslut om förmånernas belopp och beviljandet till personen själv samt till arbetsgivaren såvida arbetsgivarens betalar lön under familjeledigheten.

För ytterligare information

Se FPA:s webbsida för arbetsgivare