Yrittäjä & Työnantaja 3 min

Työntekijän perhevapaat – kuka hoitaa mitäkin?

Kokenut palkanlaskija osaa auttaa työnantajaa vanhempainvapaiden sujuvassa hoitamisessa. Katri Roholalle oma äitiysloma antoi uuden näkökulman myös työhön palkanlaskijana.

Kuuntele artikkeli
teksti Toimitus kuvitus Antti Pulkkinen 2.1.2017

Palkka- ja henkilöstöhallintoon erikoistuneen Silta Oy:n pitkäaikainen palkanlaskija ja nykyinen järjestelmäasiantuntija Katri Rohola palasi hoitovapaalta töihin viime syksynä. Hänellä on miehensä kanssa kaksi lasta, 5- ja 1,5-vuotiaat tytöt.

Oma äitiysloma antoi uuden näkökulman myös päivittäiseen työhön, jossa yhtenä tehtävänä on äitiys- tai isyysvapaalle jäävän työntekijän palkanlaskennan hoitaminen.

”Palkanlaskijan näkökulmasta paljon riippuu siitä, saadaanko tieto työntekijän äitiys- tai isyyslomalle jäämisestä ajoissa. Kun tieto saadaan hyvissä ajoin, niin asiat Kelan kanssa etenevät yleensä sujuvasti”, hän sanoo.

Palkanlaskijan näkökulmasta paljon riippuu siitä, saadaanko tieto työntekijän äitiys- tai isyyslomalle jäämisestä ajoissa.

Äitiyslomaa yllättävämpiä tilanteita ovat hänen mielestään isyyslomat, jotka saattavat alkaa hyvin lyhyellä varoitusajalla. Isyyslomia pidetään usein myös useammassa osassa.

Rohola arvelee, että pienillä yrityksillä ei aina ole kokemusta ja rutiinia näiden asioiden hoitamiseen. Työntekijän sujuva perhevapaalle jääminen vaatii kolmen tahon yhteistyötä, työntekijän, Kelan ja palkanlaskennan.

Sähköinen asiointipalvelu helpottaa

Kun tieto äitiysvapaan ajankohdasta on selvillä, palkanlaskenta asioi Kelan kanssa sähköisen asiointipalvelun kautta. Sen kautta kulkevat vapaalle jäävän työntekijän tulotiedot sekä tieto työnantajan hänelle vapaan ajalta maksamasta palkasta.

”Aika monissa työehtosopimuksissa on sovittu kolmen kuukauden palkan maksamisesta äitiysvapaalle jäävälle. Isyysvapaalla oleville työnantaja maksaa yleensä viikon palkan. Tiedot lähetetään Kelaan työnantajan verkkopalvelun kautta, mikä on nopeuttanut asiointia”, Rohola sanoo.

Vanhempainpäivärahahakemuksen tekijälle ilmoitetaan määräpäivä, johon mennessä palkkatietojen tulee olla Kelassa. Äitiys- ja isyysrahaa haetaan usein viimeisen kuuden kuukauden tulojen pohjalta.

Vanhempainpäivärahahakemuksen tekijälle ilmoitetaan määräpäivä, johon mennessä palkkatietojen tulee olla Kelassa.

”Joskus käy niin, että palkkoja ei ole vielä maksettu annettuun määräpäivään mennessä, eikä tulotietoja voi lähettää. Silloin Kela yleensä päättää maksettavan tuen määrästä viimeksi vahvistetun verotuksen perusteella, ja summaa korjataan jälkikäteen. Näin kävi myös omalle miehelleni isyysrahahakemuksen kanssa”, Rohola kertoo.

Työntekijöille selkeät ohjeet intraan

Työnantajille ja palkanlaskijoille Rohola vinkkaa, että perhevapaiden hoitamisen prosessin on hyvä olla yrityksessä valmiiksi mietittynä. Työntekijöiden kannalta asiaa auttaisi myös, jos yrityksen intranetissä tai muissa sisäisissä viestintäkanavissa olisi selkeät ohjeet perhevapaalle jäämisen varalle.

Perhevapaiden hoitamisen prosessin on hyvä olla yrityksessä valmiiksi mietittynä.

Työntekijöitä hän kehottaa olemaan itse mahdollisimman aktiivisia niin tiedon haussa kuin muutenkin. Kun on tehnyt hakemuksen Kelaan, voi esimerkiksi palkanlaskentaan ilmoittaa etukäteen omatoimisesti, että tulotietoja kysellään pian, jotta tilanteeseen osataan varautua.

”Itsestäni on tuntunut, että siitä on ollut hyötyä, että näiden asioiden kanssa on ollut palkanlaskijana tekemisissä jo ennen kuin ne osuivat omalle kohdalle”, Rohola muistelee.

Työntekijän sujuva perhevapaalle jääminen vaatii palkkahallinnon, työntekijän ja Kelan yhteistyötä

Palkkahallinto

  • laskee henkilön palkan työehtosopimuksen ja lain määräysten mukaan.
  • tekee Kelaan ilmoituksen työnantajan maksamasta palkasta perhevapaan ajalta sekä kuuden kuukauden tuloista, mikäli henkilö haluaa etuudet laskettavan kuuden kuukauden tulojen perusteella eikä verotuksessa vahvistettujen tulojen perusteella. Ilmoitus tehdään sähköisesti työnantajan asiointipalvelussa tai Y17-lomakkeella.
  • tekee työnantajan vuosilomakustannuskorvaushakemuksen sähköisesti työnantajan asiointipalvelussa tai SV18-lomakkeella.
  • hakee tarvittaessa neuvoja Kelan työnantajille suunnatuilta Perhevapaat-sivuilta.

Työntekijä

  • ilmoittaa perhevapaasta työnantajalle viimeistään kaksi kuukautta ennen vapaan alkua.
  • selvittää, maksaako työnantaja palkkaa perhevapaan ajalta ja ilmoittaa tiedon hakemuksessa Kelaan.
  • tekee vanhempainpäivärahahakemuksen Kelaan aikaisintaan sitten, kun raskaus on kestänyt vähintään 154 päivää ja neuvola on antanut raskaustodistuksen, ja viimeistään kaksi kuukautta ennen laskettua aikaa (äitiysvapaa).
  • pyytää palkanlaskentaa toimittamaan Kelaan tiedon kuuden kuukauden tuloista, jos hän haluaa, että etuudet lasketaan kuuden kuukauden tulojen perusteella eikä verotuksessa vahvistettujen tulojen perusteella.
  • tekee hakemuksen äitiysavustuksesta Kelaan raskauden kestettyä 154 päivää.
  • toimittaa hakemusten liitteeksi neuvolasta saatavan raskaustodistuksen, kun raskaus on kestänyt 154 päivää
  • toimittaa todistuksen jälkitarkastuksesta Kelaan mahdollisimman pian tarkastuksen jälkeen (tarkastuksessa on käytävä 5–12 viikon kuluessa synnytyksestä,
  • ilmoittaa työnantajalle työhön paluusta tai mahdollisesta hoitovapaalle jäämisestä tai sopii osittaisesta hoitovapaasta viimeistään kaksi kuukautta ennen vapaan alkua.
  • hoitovapaan ollessa kyseessä tekee Kelaan hakemuksen lastenhoidon tuen hoitorahasta ja mahdollisesta hoitolisästä tai joustavasta hoitorahasta.

Kela

  • tekee päätöksen vanhempainpäivärahasta tai lastenhoidon tuesta ja lähettää päätöksen työntekijälle.
  • laskee etuuksien määrän.
  • lähettää päätöksen etuuksien määrästä ja myöntämisestä henkilölle itselleen sekä työnantajalle, mikäli työnantaja maksaa palkkaa perhevapaan ajalta.

Lue lisää vanhempainvapaan käytännöistä

Kelan työnantajille suunnatuilta sivuilta