1. Mitä päivärahojen hakeminen tulorekisterissä edellyttää työnantajalta?
Ensin tarvitaan palkkajärjestelmä, joka voi välittää tulorekisteriin myös poissaolotiedot. Työnantajan on lisäksi annettava Kelaan suostumus sähköisen päätöksen vastaanottoon. Sen jälkeen Kela toimittaa kaikki päätökset työnantajalle vain sähköisesti asioinnin tavasta riippumatta.
Työnantaja hakee päivärahoja tulorekisterissä antamalla palkkatietoilmoitukseen henkilöä koskevat poissaolo- ja palvelussuhdetiedot. Hakemista koskeva valinta tehdään palkallisen poissaolon tiedoissa.
2. Mitä Kelan päivärahoja voi hakea tulorekisterissä ja mitä ei?
Työnantaja voi hakea tulorekisterin palkkatietoilmoituksella Kelasta sairauspäivärahaa, raskaus- tai vanhempainrahaa, erityisraskausrahaa, kuntoutusrahaa kokoaikaisesta poissaolosta sekä perhevapaakorvausta.
Osa-aikaiseen poissaoloon liittyviä päivärahoja (osasairauspäiväraha ja osakuntoutusraha) ei voi hakea tulorekisterin kautta, sillä sinne ei voi ilmoittaa osittaiseen poissaoloon liittyviä työaikatietoja. Tulorekisterin kautta ei voi myöskään hakea vuosilomakustannuskorvausta, tartuntatautipäivärahaa, eikä työnantaja voi ilmoittaa tulorekisteriin tartuntapäivärahan perusteena käytettävää ansionmenetystä.
Kela suosittelee, että työnantaja hakee Työnantajan asiointipalvelussa ne etuudet, joita ei voida hakea tulorekisterin kautta.
3. Miten päivärahoja haetaan tulorekisterissä?
Hakemustiedot ilmoitetaan tulorekisteriin palkkatietoilmoituksella, joka siirretään tulorekisteriin yleensä teknisen rajapinnan avulla. Hakemustiedot voi ilmoittaa myös tulorekisterin käyttöliittymällä, mutta Kela ei suosittele tätä, koska käyttöliittymä ei tarkista tietoja yhtä kattavasti kuin palkkaohjelmat. Oikein lähetetyt hakemukset säästävät kaikkien työaikaa.
Tulorekisteriin ilmoitetut hakemustiedot näkyvät Kelassa lähetystä seuraavana päivänä. Työnantaja voi tarkistaa sen nimissä lähetetyt hakemukset Työnantajan asiointipalvelusta, jos tulonsaajien henkilötunnukset ovat tiedossa.
4. Miten tulorekisterihakemusten liitteet toimitetaan?
Yleisin tarvittava liite on lääkärintodistus, jonka nykyisin jo moni terveydenhuollon toimija lähettää sähköisesti suoraan Kelaan. Työnantajan tarvitsee lähettää todistus Kelaan vain, jos työntekijän toimittamassa lääkärintodistuksessa ei ole mainintaa, että se on välitetty Kelaan. Jos todistusta ei ole välitetty suoraan Kelaan, työnantaja voi toimittaa sen Kelaan postitse tai suojatun sähköpostin liitteenä. Tulonsaaja voi lähettää todistuksen helposti OmaKelassa, mutta työnantajille ei ole vielä suojattua viestinvälitystä Kelaan.
5. Voiko päivärahoja edelleen hakea eSara-tiedostona?
Ilmoitin.fi-palvelussa voi yhä lähettää XML-muotoisia eSara-tiedostoja. Näiden tiedostojen vastaanottamisesta luovutaan lähivuosina vanhentuvan tekniikan vuoksi.
6. Miksi kannattaa siirtyä hakemaan etuudet tulorekisterissä?
Kela on luopumassa eSara-tiedostojen vastaanottamisesta. Aikataulu riippuu siitä, milloin valtaosaan palkkaohjelmista on tehty tulorekisterissä hakemisen edellyttämät muutokset.
Kela tekee yhteistyötä tulorekisterin kanssa, jotta etuuksien hakeminen tulorekisterissä on kattavaa ja vaivatonta suoraan työnantajan järjestelmästä. Näin työnantaja välttyy kahden järjestelmän käytöltä ja ylläpidolta, jos tulorekisteriin ilmoitetaan myös hakemustiedot.
Kela on päivittänyt työnantajille suunnatun oppaan Näin haet etuuksia tulorekisterin kautta. Tee hakemus ja korjaukset oppaan ohjeiden mukaan. Muista ilmoittaa tieto siitä, mihin asti palkkaa tullaan maksamaan poissaolon ajalta.
Artikkeli on päivitetty 19.9.2022.
