Reilu vuosi sitten minä ja 4000 muuta kelalaista pakkasimme koneet, näytöt, puhelimet ja kuulokkeet laatikkoihin ja siirryimme kotietätöihin. Muutos tapahtui käytännössä yhdessä yössä – seuraavana aamuna Kelan etätoimipiste oli pystytettynä kotikeittiön nurkkaan. Kaikki sujui varsin kivuttomasti, olihan tiimimme jo aikaisemminkin ollut monipaikkainen ja tiimikaverit ympäri Varsinais-Suomea, Satakuntaa ja Pohjanmaata. Skypessä järjestetyt palaverit, vaihdetut viestit ja soitetut puhelut olivat siis jo aikaisemminkin olleet arkipäivää, ja tiedonkulku sujui tietoturvallisesti organisaation sisällä.
Etäkokouksissa on kiistatta hyötynsä. Säästetään aikaa, rahaa ja luontoakin, kun ei tarvitse matkustaa.
Helmikuun alussa olin kuitenkin täysin uuden edessä, kun aloitin projektityöntekijänä Työkykyohjelman Kaveria ei jätetä -hankkeessa Turun seudulla. Uusi toimenkuva ja uudet työkaverit – tavoitteena verkostoituminen ja yhteistyön kehittäminen eri toimijoiden välillä. Edessä valtava määrä koulutuksia, työpajoja ja verkostopalavereja, kaikki toteutettuna etäyhteyksin. Kalenteri täyttyi nopeasti palaverikutsuista, jopa palaveriähkyyn asti. Olenkin vitsaillut, että onneksi on kahvinkeitin ja jääkaappi lähellä, olisi muuten jäänyt päivän aikana kokonaan syömättä.
Etäkokouksissa on kiistatta hyötynsä, ja ne varmasti jäävät pysyväksi osaksi työelämää. Säästetään aikaa, rahaa ja luontoakin, kun ei tarvitse matkustaa. Erilaiset koulutukset ja työpajat ovat yhä useamman saavutettavissa. Kokousten työvälineet ovat kehittyneet ja mahdollisuudet osallistujien aktivoimiseen ja osallistamiseen ovat varsin hyvät. Lisäksi videoiden käyttö ja chat-mahdollisuudet elävöittävät tilanteita ja parantavat kommunikointimahdollisuuksia.
Asiakkaan kohtaaminen etäyhteyksin vaatii erityistä hienovaraisuutta ja reaktioiden sanoittamista ääneen.
Mutta on etäilyssä kääntöpuolensakin. Meille introverteille mikrofonin avaamisen kynnys palaverissa voi olla varsin korkea. Etäpalavereissa menetetään myös se vapaamuotoinen verkostoitumismahdollisuus, jota muuten tapahtuisi esimerkiksi kahvi- ja lounastauoilla. Myöskään vieruskaverilta ei voi vaivihkaa kysyä, miten hän jonkin asian ymmärsi. Esitystä pitäessä jää usein pois kommunikointi kuulijoiden kanssa. Myötäilevä nyökyttely, hyväksyvä katsekontakti tai ääneen nauraminen hyvälle jutulle ei välity muille suljetun kameran ja mikrofonin takaa. Ja miten piinaavan pitkiä onkaan ne oman puheenvuoron tai esityksen jälkeiset hiljaisuuden sekunnit, ennen kuin ensimmäinen kommentoija saa mikrofoninsa auki.
Myös asiakastyön käynnistämisessä on etäaikana omat haasteensa. Itselle asiakastyö puhelimen välityksellä on ollut arkipäivää jo aikaisemmin, mutta monissa yksiköissä on kasvokkain tapahtuville tapaamisille jouduttu miettimään muita vaihtoehtoja. Asiakkaan kohtaaminen etäyhteyksin vaatii erityistä hienovaraisuutta ja reaktioiden sanoittamista ääneen. Osalle asiakkaista jo pelkästään puhelimeen vastaaminen voi olla vaikeaa, kun toisille taas etäasiointi omassa tutussa ympäristössä voi olla jopa kasvokkain tapahtuvaa asiointia helpompaa. Oman haasteensa ja hidasteensa tuo myös tietojenvaihtoon tarvittavien suostumusten toimittaminen postitse. Lisäksi verkostoyhteistyö eri toimijoiden välillä vaatii yhteiset tietoturvalliset yhteydenpitovälineet.
Osalle asiakkaista jo pelkästään puhelimeen vastaaminen voi olla vaikeaa.
Kaikista eteen tulleista haasteista huolimatta koen itseni onnekkaaksi. Olen päässyt mukaan mielenkiintoiseen projektiin, ja hanketyö on käynnistynyt hyvin. Oman hankkeeni porukka on osoittautunut aivan mahtavaksi. Koen, että minut on otettu mukaan täysivaltaiseksi tiimin jäseneksi. Tunnelma palavereissa on rento ja kaikilla on mahdollisuus tuoda esiin omat ajatukset. Kaikkia kuunnellaan ja kunnioitetaan. Eri taustoista tulevat ihmiset täydentävät toisiaan. Viikoittaiset palaverit pitävät yllä tekemisen meininkiä ja vievät hanketta eteenpäin. Tiukan asiasisällön lisäksi aikaa on löytynyt myös tutustumiselle ja huumorillekin. Ja vaikka odotammekin toistemme tapaamista kasvokkain, toimii homma hyvin jo näinkin. Kuten hankkeen nimikin jo kertoo, kaveria ei jätetä – etänäkään.
Miina Lehestö,
virtuaalinen verkostoituja
Tämä teksti liittyy Kela sote-keskuksissa -blogisarjaan, jossa seurataan, miten työkykyyn liittyviä palvelupolkuja raivataan helppokulkuiseksi.
